Sổ sách kế toán là gì? Có mấy loại sổ sách kế toán

Thông thường, kế toán nội bộ sẽ lập sổ sách để tiện cho việc theo dõi, tổng hợp các hóa đơn, chứng từ. Vậy sổ sách kế toán nội bộ là gì? Có gì những loại sổ sách kế toán? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Sổ sách kế toán là gì?

Sổ sách kế toán là các loại sổ kế toán sử dụng nhằm để ghi chép, tổng hợp, hệ thống và lưu trữ tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh trong doanh nghiệp. Đây là những nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị kế toán và được sử dụng để tính toán, báo cáo các số liệu cần thiết trong tương lai.

Điều 24 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định về sổ sách cần có những nội dung sau:

• Ghi rõ tên đơn vị kế toán;
• Tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ;
• Ngày, tháng, năm khóa sổ;
• Chữ ký của người lập sổ;
• Kế toán trưởng và người đại diện theo luật của đơn vị kế toán;
• Số trang;
• Đóng dấu giáp lai.

Hiện nay, sổ kế toán phải gồm 2 loại:

• Sổ kế toán tổng hợp: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.  trong từng thời kỳ kế toán, từng niên độ kế toán, quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó.
• Sổ kế toán chi tiết: Ghi chép cụ thể các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của những tài khoản kế toán. Số liệu ghi trong sổ này nhằm mục đích phục vụ quản lý từng loại.

Hai loại sổ này được quy định tại hệ thống sổ sách của thông tư 133/2016/TT-BTC và thông tư 200/2014/TT-BTC. Trong đó, thông tư 133/2016/TT-BTC sẽ áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Còn thông tư 200/2014/TT-BTC sẽ áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp.

Những nguyên tắc cần tuân thủ đối với việc mở – ghi – khóa và lưu trữ sổ kế toán

Theo Điều 26 Luật Kế toán 2015, nguyên tắc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ sách kế toán là:

• Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Trường hợp công ty mới thành lập thì phải mở sổ kế ngay từ ngày thành lập;
• Nội dung ghi sổ phải căn cứ vào chứng từ kế toán;
• Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung có trong sổ. Các thông tin, con số phải đảm bảo sự chính xác, đúng với chứng từ kế toán.
• Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh và ghi liên tục từ khi mở sổ cho đến lúc khóa sổ. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp năm trước liền kề.
• Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực. Kế toán không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng. Trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi. Khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
• Phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính;
• Được ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử và đảm bảo theo các quy định về sổ kế toán. Những quy định này có trong Điều 24 Luật Kế toán 2015, Điều 25 Luật Kế toán 2015 và các khoản 1, 2, 3, 4 và 6 Điều 26 Luật Kế toán 2015, trừ việc đóng dấu giáp lai.
• Sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy. Đồng thời, đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để tiện cho việc lưu trữ;
• Trường hợp không in ra giấy mà lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu. Đồng thời, phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Khi bàn giao sổ sách kế toán nội bộ cần chú ý gì

Khi kế toán nghỉ việc ty thì sẽ có một nhân viên kế toán mới thay thế và nhận bàn giao sổ sách kế toán. Để đảm bảo bàn giao sổ sách kế toán không bị sai sót, kế toán nội bộ cần chú ý:

• Kiểm kê quỹ tiền mặt còn tồn thực tế đến ngày nhận bàn giao;
• Kiểm kê số lượng hàng hóa trong khó. Nếu có mặt hàng nào hỏng, kém chất lượng thì phải lập biên bản và có xác nhận ngay;
• Ghi nhận công nợ với người mua, người bán đến thời điểm hiện tại. Đồng thời, chú ý những khách hàng lớn hoặc những khách hàng có công nợ lớn, nợ khó đòi.
• Cuối cùng, cũng như bàn giao công tác kế toán bình thường. Sau khi kiểm kê và chứng thực đầy đủ các giấy tờ, hai kế toán cũ và mới cùng lập một biên bản bàn giao công việc rồi ký xác nhận vào đó.

Đồng thời, khi ký nhận cần có sự chứng kiến của bên thứ 3 có đầy đủ uy tín và thẩm quyền. Đây là một nguyên tắc cực kỳ quan trọng. Vì sau khi bàn giao xong, kế toán cũ đã hết trách nhiệm với công ty. Do đó, nếu sau này phát hiện thêm sai sót, sẽ rất khó để quy trách nhiệm hoặc nhờ hỗ trợ giải quyết.

Tuy nhiên, điều này sẽ được giải quyết nếu công tác kế toán của doanh nghiệp được tổ chức tốt. Từ đó, việc bàn giao sẽ suôn sẻ, tiết kiệm được thời gian và hạn chế tối đa các lỗi.