Kế toán nội bộ công ty vận tải: Những điều cần lưu ý

Kế toán nội bộ là bộ phận quan trọng trong công ty vận tải. Vậy nhiệm vụ kế toán nội bộ công ty vận tải là gì? Cần phải lưu ý những điều là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Các nhiệm vụ của kế toán nội bộ công ty vận tải

Để đảm bảo theo sát và tổng hợp đầy đủ các hoạt động & giao dịch, kế toán nội bộ công ty vận tải sẽ đảm nhận những nhiệm vụ sau:

• Nhập chứng từ chi hộ vận tải, làm hàng logistic;
• Nhập sổ theo dõi vận chuyển hàng hóa;
• Lập sổ, theo dõi kế toán nội bộ trong công ty
• Đối với hoạt động vận tải: Theo dõi được doanh thu, chi phí, lãi lỗ từng đầu xe;
• Đối với hoạt động kinh doanh phương tiện vận tải: Theo dõi được doanh thu, giá vốn và lãi lỗ từng phương tiện kinh doanh;
• Đối với hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa: Theo dõi lịch trình, thời gian bảo dưỡng của từng xe, Chi phí từng lần sửa chữa;
• Theo dõi doanh thu, Chi phí, lỗ lãi của từng mảng kinh doanh;
• Theo dõi lịch trình, thời gian bảo dưỡng, Chi phí bảo dưỡng của từng xe;
• Hỗ trợ các thủ tục: Hải quan, kho bãi, cảng vụ…;
• Quản lý, giám sát việc vận chuyển hàng hóa bằng sổ sách và thực tế;
• Theo dõi, tổng hợp và báo cáo công nợ;
• Quản lý, làm việc với các đối tác vận tải;
• Lập kế hoạch, điều độ vận tải;
• Lập bản kê vận chuyển, xuất hóa đơn, theo dõi thu hồi công nợ;
• Lập bảng tính lương tài xế hàng tháng.

   

Những khoản chi phí kế toán nội bộ công ty vận tải cần lưu ý

Do là thuộc loại hình vận tải, logistic nên kế toán nội bộ công ty vận tải sẽ phải theo dõi, tổng hợp rất nhiều chi phí. Cụ thể, bao gồm những khoản chi phí sau:

• Chi phí nhân công trực tiếp: Gồm tiền lương của lái xe, phụ xe;
• Tiền lương bộ phận bán hàng, văn phòng, quản lý khác…;
• Các khoản phải nộp BHXH, BHYT, BHTN trên tiền lương;
• Chi phí nhiên liệu: căn cứ vào số km chạy xe và định mức tiêu hao nhiên liệu;
• Chi phí vật liệu phụ;
• Chi phí săm lốp ắc quy;
• Chi phí sửa chữa phương tiện;
• Chi phí khấu hao phương tiện;
• Chi phí phân bổ công cụ, dụng cụ;
• Chi phí dịch vụ mua ngoài;
• Các khoản chi phí khác: Bao gồm chi phí công cụ, dụng cụ để sửa xe, vé cầu đường, tiền điện thoại…

Cách định mức nhiên liệu trong đơn vị kinh doanh vận tải

Đối với các công ty kinh doanh vận tải, nhiên liệu sẽ là loại chi phí chiếm phần lớn trong giá thành. Việc kế toán nội bộ công ty vận tải tính chi phí nhiên liệu là điều cực kỳ quan trọng. Đặc biệt là khi công ty cần phải quyết toán thuế với cơ quan thuế .

Việc xác định được tỷ lệ chi phí nhiên liệu so với doanh thu sẽ phải tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Có thể kể đến như:

• Phương tiện: Loại xe, Tải trọng, năm sản xuất, xuất xứ xe;
• Cung đường vận chuyển : đồng bằng, miền núi, đường sông…;
• Cự ly vận chuyển nhân viên hành chính nhân sự;
• Khối lượng hàng hóa vận chuyển;
• Tính chất hàng hóa vận chuyển. Chẳng hạn, gỗ tròn sẽ khác với gỗ kiện hay gỗ xẻ thành phẩm; hàng đông lạnh, tươi sống sẽ khác với hàng khô.

Khi tiến hành lập định mức nhiên vật liệu, kế toán sẽ kết hợp tất cả các yếu tố trên để tính ra được mức nhiên liệu cần có để xe có thể hoàn thành công việc. Từ đó, tiến hành tính giá thành hoặc lập bảng báo giá cho khách hàng tham khảo.

Lưu ý đối với các hóa đơn, chứng từ trong công ty vận tải

Sau khi hoàn thành các chuyến hàng, bộ phận tài xế sẽ chuyển các chứng từ, hóa đơn về cho kế toán hạch toán và tổng hợp. Trong đó sẽ có các chứng từ cước đường bồ (tem, vé, thẻ…) với giá đã bao gồm thuế GTGT.

Theo Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC, chứng từ “Cước đường bộ” được khấu trừ thuế GTGT đầu vào 10% gồm tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… Trong đó, trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua. Những chứng từ này vẫn sẽ được chấp nhận khi quyết toán thuế.

Đối với hàng hóa, dịch vụ được sử dụng chứng từ thanh toán ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT như tem, vé cước vận tải, vé xổ số kiến thiết… thì giá chưa có thuế được xác định như sau:

• Giá chưa có thuế GTGT = Giá thanh toán (tiền bán vé, bán tem…) / (1 + thuế suất của hàng hóa, dịch vụ (%))

Bên cạnh đó, công ty vận tải sẽ còn nhiều loại hóa đơn GTGT đầu vào khác. Chẳng hạn như: hóa đơn tiền xăng, tiền dầu, hóa đơn dịch vụ mua ngoài khác… Việc kiểm soát những hóa đơn này cần đảm bảo tuân thủ theo những quy hiện hành như

Để tiện cho việc lưu trữ, các loại biên lai cước phí, hóa đơn xăng dầu, dịch vụ đầu vào…. nên phân loại theo từng hợp đồng vận chuyển. Mỗi hợp đồng nên phân loại biên lai cước phí theo từng mệnh giá. Đồng thời, lưu giữ vào mỗi tệp hồ sơ riêng.