Hạch toán chi phí bán hàng như thế nào?

Khi tiến hành tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ sẽ phát sinh ra các chi phí. Đây được gọi là những chi phí bán hàng. Vậy kế toán hạch toán chi phí bán hàng như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Tìm hiểu về chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh liên quan tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ. Có thể kể đến như chi phí quảng cáo, nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí bảo hành…

Kế toán chi phí sẽ theo những khoản phí này và hạch toán chi phí bán hàng TK 641 – Chi phí bán hàng. Đây là tài khoản để tập hợp tất cả các chi phi phát sinh trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ. Sau đó, kế toán sẽ kết chuyển TK 641 vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Kết cấu và phản ánh của TK 641:

+ Bên Nợ:

• Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ

+ Bên Có:

• Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ;
• Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 để tính kết quả kinh doanh.

TK 641 có 7 tài khoản cấp 2 để theo dõi là:

• TK 6411 – Chi phí nhân viên: Bao gồm tiền lương, tiền ăn, khoản trích theo lương… của nhân viên bán hàng, vận chuyển, đóng gói…;
• TK 6412 – Chi phí nguyên vật liệu, bao bì: Chi phí vật liệu đóng gói, nguyên liệu cho việc vận chuyển…;
• TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Dụng cụ cân đo, phương tiện tính toán…;
• TK 6414 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Khấu hao tài sản ở bộ phận bán hàng;
• TK 6415 : Chi phí bảo hành: Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá;
• TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền thuê kho, bãi, hoa hồng đại lý, thuê vận chuyển…;
• TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác.

Phương pháp hạch toán chi phí bán hàng

Hạch toán chi phí bán hàng cho nhân viên, nguyên vật liệu

+ Hạch toán chi phí  bán hàng cho nhân viên phục vụ, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có các TK 334, 338,…

+ Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có các TK 152, 153, 242.

Trích khấu hao tài sản cố định tại bộ phận bán hàng:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định

Một số chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ bán hàng

+ Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 141, 331,…

+ Đối với chi phí sửa chữa tài sản cố định phục vụ cho bán hàng có giá trị lớn phát sinh một lần. Đồng thời, liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong nhiều kỳ, kế toán sẽ tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 242 – Chi phí trả trước

Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ trường hợp bảo hành công trình xây lắp)

+ Khi bán hàng cho khách có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa, kế toán sẽ xác định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành để trích trước dự phòng phải trả. Đồng thời, hạch toán chi phí bán hàng:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 352 – Dự phòng phải trả

+ Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá cần lập:

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được trích thêm ghi nhận vào chi phí, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)

Có TK 352 – Dự phòng phải trả

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí:

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả

Có TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)

Hạch toán chi phí bán hàng dùng để khuyến mại, quảng cáo

Trường hợp sử dụng hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra để khuyến mại, quảng cáo:

+ Trường hợp hàng khuyến mại, quảng cáo không thu tiền ghi và không kèm theo điều kiện khác. Hạch toán chi phí bán hàng như sau: :

Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)

Có các TK 155, 156.

Trường hợp hàng khuyến mại, quảng cáo không nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).

Trường hợp nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo, khuyến mại

Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng. Đồng thời thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).

+ Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết. Kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)

Có TK 711 – Thu nhập khác.

Hạch toán chi phí hàng hóa tiêu dùng nội bộ

Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, kế toán sẽ hạch toán chi phí bán hàng như sau:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412, 6413, 6417, 6418)

Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).

Nếu phải kê khai thuế giá trị gia tăng, kế toán ghi:

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

Có TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp.