Chi tiết công việc kế toán chi phí cần phải làm

Kế toán chi phí sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt chi tiết về các loại chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ. Vậy công việc kế toán chi phí cần phải làm là gì? Cần lưu ý gì để thực hiện công việc tốt hơn? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Mô tả chi tiết về công việc kế toán chi phí cần làm

Để theo dõi và tổng hợp chi tiết các loại chi phí của doanh nghiệp, công việc kế toán chi phí sẽ như sau:

• Ghi chép, tổng hợp chính xác, đầy đủ, kịp thời các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp;
• Bảo đảm nội dung của các chi phí được tổng hợp chính xác, đúng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành;
• Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ đối với từng khoản mục chi phí;
• Lập sổ theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí;

Riêng đối với kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kế toán viên cần:

• Lựa chọn, xác định đúng đắn phương pháp tập hợp chi phí sản xuất, đối tượng kế toán chi phí sản xuất, đối tượng tính giá thành;
• Lựa chọn áp dụng phương pháp tính giá thành phù hợp.
• Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí như chi phí vật tư, chi phí nhân công… Giúp kịp thời phát hiện các khoản chênh lệch so với định mức, các khoản thiệt hại, hư hỏng. Từ đó, đề xuất các biện pháp ngăn chặn kịp thời;
• Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu thông tin về chi phí và giá thành sản phẩm với các bộ phận kế toán có liên quan;
• Lập báo cáo về chi phí, giá thành sản phẩm;
• Cung cấp số liệu cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí của doanh nghiệp;
• Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của lãnh đạo…

Lưu ý khi thực hiện kế toán chi phí

Để đảm nhiệm tốt công việc kế toán chi phí, kế toán viên cần:

• Xây dựng và tổ chức kiểm soát tình hình thực hiện định mức và dự toán chi phí cho doanh nghiệp;
• Cần thực hiện kiểm soát chi phí trước, trong và sau khi phát sinh chi phí. Thực hiện dựa trên cơ sở đối chiếu giữa thực tế với định mức hoặc dự toán;
• Xây dựng các quy định cụ thể về thủ tục xét duyệt các khoản chi phí. Đồng thời, tiến hành kiểm tra liên tục để đảm bảo thủ tục xét duyệt đúng quy định cũng như tránh tình trạng hình thức hóa các thủ tục.
• Tổ chức kiểm soát chi phí cần dựa trên khoản mục chi phí, yêu cầu quản lý…. Từ đó, đưa ra quyết định nên kiểm soát theo địa điểm phát sinh chi phí hay theo đối tượng chịu chi phí…
• Khi hạch toán chi phí, cần phân biệt rõ ràng chi phí nào hợp lý, chi phí nào không hợp lý. Để khi làm quyết toán chỉ cần thực hiện một bước loại những chi phí không hợp lý ra.
• Khi thanh toán chi phí có giá trị trên 20 triệu đồng bằng hình thức chuyển khoản thì nên in ủy nhiệm chi kẹp chung với hóa đơn;
• Hóa đơn đầu vào nên được sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai giá trị gia tăng. Đồng thời, đóng thành cuốn theo từng tháng hay từng quý. Điều này tùy vào số lượng hóa đơn trong doanh nghiệp nhiều hay ít.

Hai công việc kế toán chi phí phổ biến

Trên thực tế, có 2 công việc kế toán chi phí phổ biến. Đó là kế toán chi phí bán hàng và Kế toán chi phí doanh nghiệp.

Trong đó, kế toán chi phí bán hàng sẽ theo dõi các chi phí phát sinh liên quan tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ. Ví dụ: chi phí quảng cáo, chiết khấu, thuê nhân viên bán hàng, chi phí bảo hành…

Kế toán chi phí bán hàng sẽ phản ánh những chi phí này vào TK 641 – Chi phí bán hàng. Đây là tài khoản để tập hợp tất cả các chi phi phát sinh trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ. Sau đó, kế toán sẽ kết chuyển TK 641 vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

TK 641 có 7 tài khoản cấp 2 để theo dõi là:

• TK 6411 : Chi phí nhân viên;
• TK 6412 : Chi phí nguyên vật liệu, bao bì;
• TK 6413 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng;
• TK 6414 : Chi phí khấu hao tài sản cố định;
• TK 6415 : Chi phí bảo hành;
• TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài;
• TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác.

Trong khi đó, chi phí doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp. Những chi phí này không thể tách riêng được cho bất kỳ một hoạt động nào. Ví dụ như: chi phí nhân viên quản lý, văn phòng phẩm, khấu hao tài sản cố định, thuế và lệ phí, những chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và những chi phí bằng tiền khác,…

TK 641 có 8 tài khoản cấp 2 để theo dõi là:

• TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý;
• TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý;
• TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng;
• TK 6424 : Chi phí khấu hao tài sản cố định;
• TK 6425 : Thuế, phí và lệ phí;
• TK 6426 : Chi phí dự phòng;
• TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài;
• TK 6428 : Chi phí bằng tiền khác.