DỊCH VỤ CHI NHÁNH- VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

III. Điều Kiện Thành Lập Chi Nhánh – Văn Phòng Đại Diện Đầu Tư Nước Ngoài

Giấy phép thành lập chi nhánh đầu tư nước ngoài tại Việt Nam chỉ được cấp khi thương nhân nước ngoài  đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập chi nhánh, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký thành lập chi nhánh;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
4. Nội dung hoạt động của việc thành lập Chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài;
5. Trường hợp nội dung hoạt động của việc thành lập Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

IV. Hồ Sơ Cấp Giấy Phép Đầu Tư Thành Lập Chi Nhánh – Văn Phòng Đại Diện:

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh – văn phòng đại diện nước ngoài theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
3. Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh- văn phòng đại diện.
4. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
5. Bản sao Điều lệ hoạt động của thành lập Chi nhánh; văn phòng đại diện nước ngoài
6. Bản sao công chứng hộ chiếu hoặc giấy Chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân của người đứng đầu Chi nhánh; văn phòng đại diện
7. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở thành lập Chi nhánh/ văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Chi nhánh; văn phòng đại diện nước ngoài.

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở thành lập chi nhánh – văn phòng đại diện nước ngoài cụ thể: Thành lập Chi nhánh văn phòng đại diện nước ngoài của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật. Chi nhánh không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

V. Thủ Tục Thành Lập Chi Nhánh Đầu Tư – Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài Tại Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu, hoàn thiện hồ sơ pháp lý đã nhắc tới ở trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ, theo dõi và nhận kết quả đăng ký.

Thẩm quyền cho phép thương nhân nước ngoài thành lập chi nhánh – văn phòng đại diện công ty nước ngoài được quy định như sau:

1. Đơn vị nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh, thành phố nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện: Đối với việc thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước.

2. Thương nhân nước ngoài (công ty nước ngoài) nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện đến Sở Công thương tại nơi tỉnh, thành phố dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài: Đối với trường hợp văn phòng đại diện của công ty nước ngoài (thương nhân nước ngoài).

+ Bộ Công Thương thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh trong trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành;

+ Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định cụ thể về thẩm quyền của bộ, cơ quan ngang bộ quản lý việc cấp giấy phép cho thương nhân nước ngoài hoạt động thương mại tại Việt Nam thì thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành đó.

+ Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

• Hình thức nộp hồ sơ: Nộp bản giấy (01 bộ) theo thủ tục hành chính một cửa truyền thống.
• Thời gian cấp phép là 15 ngày tính từ lúc hồ sơ hợp lệ. Theo thời gian ghi trong giấy hẹn, người nộp hồ sơ mang theo giấy hẹn đến Bộ Công thương để nhận giấy phép thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam
• Trong thời hạn 03-07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 3: Làm con dấu tròn của chi nhánh và người đại diện; mua chữ ký số và mở tài khoản ngân hàng sau khi có giấy phép hoạt động.

Bước 4: Tiến hành thủ tục đăng ký Mã số Thuế và Mã số Hải quan cho chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Bước 5: Đăng tải thông tin giấy phép thành lập chi nhánh lên báo viết hoặc báo điện tử trong 03 số liên tiếp, thực hiện điều này trong vòng 45 ngày đầu từ khi nhận giấy phép.

Bước 6: Chi nhánh thông báo cho Bộ Thương mại và Sở Thương mại địa phương về việc mở cửa hoạt động.

Bước 7: Công bố thông tin về Chi nhánh.

V. Quy Định Người Đứng Đầu Chi Nhánh – Văn Phòng Đại Diện Đầu Tư Nước Ngoài

1. Người đứng đầu Chi nhánh – văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Chi nhánh trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
2. Người đứng đầu Chi nhánh – văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
3. Người đứng đầu Chi nhánh – văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Chi nhánh theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Chi nhánh – văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định tại điểm 3 nêu trên người đứng đầu Chi nhánh – văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Chi nhánh – văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Chi nhánh trở lại làm việc tại Chi nhánh hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Chi nhánh.
5. Trường hợp người đứng đầu Chi nhánh – văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu  Chi nhánh – văn phòng đại diện hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Chi nhánh.
6. Người đứng đầu Chi nhánh – văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

+ Người đứng đầu Chi nhánh -Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài khác;

+  Người đứng đầu  Chi nhánh – Văn phòng đại diện của cùng một thương nhân nước ngoài;

+ Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.