Quy trình lập sổ sách kế toán cần biết

Sổ sách kế toán sẽ giúp kế toán lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của doanh nghiệp. Vậy có những loại sổ sách kế toán nào? Quy trình lập sổ sách kế toán như thế nào?

Có mấy loại sổ sách kế toán cần biết?

Dựa theo theo nội dung ghi chép, hệ thống sổ kế toán sẽ được phân ra thành 3 loại. Quy trình lập sổ sách kế toán cũng sẽ xoay quanh những loại số này. Cụ thể:

Sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán này được sử dụng để phản ánh tổng quát các số liệu về hoạt động kinh tế tài chính.

Thuộc loại sổ kế toán này có các sổ:

• Sổ cái: Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản kế toán;
• Sổ nhật ký chung: Ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một kỳ kế toán;
• Nhật ký – Sổ cái: Kết hợp 2 tiêu thức là thống kê theo trình tự thời gian và thống kê theo đối tượng theo dõi;
• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.

Sổ kế toán chi tiết

Dùng để phản ánh chi tiết của 1 số liệu cụ thể trên sổ tổng hợp. Sổ này sẽ được mở theo các tài khoản kế toán chi tiết. Ví dụ như sổ chi tiết tiền măt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết chi phí sản xuất…

Sổ kế toán kết hợp

Kết hợp ghi chép số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát. Đồng thời chi tiết hóa số liệu đó để phục vụ các yêu cầu quản lý cũng làm giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và số lượng sổ kế toán. Nhật ký chứng từ, Sổ cái kiểu nhiều cột sẽ thuộc loại sổ này.

Quy trình lập sổ sách kế toán cần biết

Tổng hợp chứng từ

Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình lập sổ sách kế toán. Kế toán cần thu thập và tổng hợp các loại chứng từ như:

• Chứng từ hóa đơn: Tuân thủ nguyên tắc về tính “hợp pháp, hợp lệ, hợp lý”;
• Hóa đơn: Phải là hóa đơn đã được đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận phát hành hóa đơn;
• Chứng từ ngân hàng: Sổ phụ ngân hàng (giấy báo có, báo nợ, ủy nhiệm chi, séc…), sao kê ngân hàng;
• Chứng từ nộp tiền vào Ngân sách nhà nước.

Khi thu thập, kế toán cần phải xác định hóa đơn có hợp lệ hay không bằng việc kiểm tra các nội dung sau:

• Ghi đầy đủ về ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
• Đầy đủ thông tin về họ tên, địa chỉ công ty của người mua, người bán, mã số thuế, hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản);
• Có số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền, thuế suất;
• Có thông về tiền hàng chưa thuế, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán trên hóa đơn;
• Phần cuối hóa đơn, phải có chữ ký của người mua hàng, người bán, Giám đốc và đóng dấu treo góc trái của hóa đơn. Nếu dùng hóa đơn điện tử, cần thông tin ký số điện tử của người bán.

Đồng thời, kiểm tra tính hợp lý:

• Nội dung trên hóa đơn cần phù hợp với nội dung kinh doanh;
• Nội dung trên hóa đơn có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh được cấp giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.

Quy trình lập sổ sách kế toán: Nhập chứng từ vào sổ/ phần mềm quản lý kế toán

Đối với quy trình lập sổ sách kế toán này, kế toán cần nắm vững nghiệp vụ kế toán. Dựa trên chứng từ đã thu thập, kế toán sẽ theo dõi và định khoản nghiệp vụ phát sinh.

Hiện nay, các doanh nghiệp đa phần sử dụng các phần mềm quản lý kế toán nhờ những lợi ích sau:

• Tiết kiệm thời gian & chi phí;
• Tổng hợp, xử lý và cung cấp báo cáo chính xác, kịp thời;
• Đơn giản hóa công tác kế toán thuế;
• Giảm nguy cơ bị mất mát dữ liệu cũng như đảm bảo tính an toàn, bảo mật.

Tập hợp chi phí

Đây là bước quan trọng trong việc xác định chi phí của doanh nghiệp. Từ đó, xác định kết quả kinh doanh lỗ – lãi của doanh nghiệp. Ở bước quy trình lập sổ sách kế toàn này, kế toán cần phân loại các chi phí và ghi nhận vào sổ sách hoặc phần mềm kế toán. Dưới đây là các chi phí quan trọng không được bỏ qua:

• Chi phí bán hàng;
• Chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Chi phí tiền lương;
• Chi phí khấu hao tài sản cố định;
• Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ;
• Chi phí trả trước;
• Chi phí giá vốn: phụ thuộc vào phương pháp tính giá trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang áp dụng. Chẳng hạn như bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ, nhập trước xuất trước,…;
• Các chi phí khác liên quan.

Quy trình lập sổ sách kế toán: Kết chuyển, xác định kết quả kinh doanh và lập bảng cân đối

Ở bước quy trình lập sổ sách kế toàn này, kế toán tiến hành lập bút toán kết chuyển. Bao gồm:

• Các khoản doanh thu hàng hóa;
• Các khoản giảm trừ doanh thu;
• Doanh thu hoạt động tài chính
• Các chi phí như giá vốn, bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…

Từ đó, để đưa ra kết quả cuối cùng xác định kết quả kinh doanh là lời hay lỗ.

Sau đó, lập Bảng cân đối phát sinh để giúp kế toán đánh giá được tổng quan về toàn bộ tài khoản phát sinh trong kỳ, thể hiện chi tiết Nợ/Có phát sinh, Nợ/Có đầu kỳ, Nợ/Có cuối kỳ. Nếu số liệu ở bảng cân đối phát sinh hoàn thiện và không sửa đổi, kế toán sẽ thực hiện bút toán mở số cái, sổ chi tiết.