Kế toán công nợ là gì? Đảm nhận những công việc nào?

Kế toán công nợ là một trong những công việc kế toán phổ biến. Vậy bộ phận kế toán này đảm nhận những công việc nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Tìm hiểu về kế toán công nợ

Trong các doanh nghiệp thường sẽ phát sinh các công nợ phải thu hoặc phải trả. Nguyên nhân phát sinh công nợ có thể kể đến như:

• Doanh nghiệp chưa huy động đủ vốn hoặc dòng tiền để thanh toán tiền cho nhà cung cấp;
• Doanh nghiệp đồng ý cho khách hàng mua hàng chưa cần thanh toán ngay để đẩy doanh số;
• Khách hàng chưa có đủ khả năng thanh toán cho doanh nghiệp;
• Khách hàng đợi khi hoàn thành đầy đủ các hoạt động thương mại mới thanh toán…

Nếu công ty càng lớn, số lượng công nợ sẽ càng nhiều. Chính vì vậy, kế toán công nợ (Tiếng Anh: Accounting liabilities) được giao nhiệm vụ quản lý các khoản nợ phải thu hoặc phải trả của doanh nghiệp. Bộ phận này đóng vai trò cực kỳ quan trọng khi giúp doanh nghiệp nắm rõ và kiểm soát tốt công nợ. Từ đó, đưa ra các phương án để hoạt động kinh doanh trở nên trơn tru hơn.

Có mấy loại kế toán công nợ?

Công nợ sẽ được chia thành 2 bộ phận chính. Đó là kế toán công nợ phải thu và công nợ phải trả. Trong đó:

• Công nợ phải thu: Đây là những khoản mà phải thu của khách hàng. Khi công ty bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng khách hàng chưa thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán 1 phần. Kế toán sẽ theo dõi, quy chiếu cụ thể phân loại từng nhóm và đối tượng khách hàng để kiểm soát công nợ này;
• Công nợ phải trả: Những khoản doanh nghiệp sẽ trả cho nhà cung cấp. Đây là các khoản công nợ hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán 1 phần.

Các tài khoản theo dõi công nợ

Kế toán công nợ sẽ theo dõi và hạch toán công nợ phải thu – phải trả theo các tài khoản sau:

• Nợ phải thu (TK 131): Công nợ phải thu từ khách hàng;
• Nợ phải trả (TK 331): Công nợ phải trả cho nhà cung cấp;
• Tạm ứng/Hoàn ứng (TK 141): Công nợ từ nội bộ doanh nghiệp;
• Những khoản phải thu khác (TK 138);
• Những khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338);
• Khoản phải thu nội bộ (TK 136): Công nợ giữa các chi nhánh và công ty;
• Khoản phải trả nội bộ (TK 336): Công nợ giữa các chi nhánh và công ty.

Kế toán công nợ cần phải làm những công việc nào?

Nhận và kiểm tra hợp đồng kinh tế

Khi có hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp, kế toán công nợ sẽ:

• Cập nhật thông tin của nhà cung cấp, khách hàng, đối tác mới vào hệ thống hoặc các sổ sách có liên quan;
• Khi phát sinh nghiệp chuyển nhượng hoặc thay đổi sẽ chỉnh sửa thông tin của nhà cung cấp, khách hàng;
• Kiểm tra, rà soát nội dung điều khoản của các hợp đồng thanh toán của từng đối tác, khách hàng hay nhà cung cấp để tránh xảy ra sai sót.

Kiểm tra công nợ theo định kỳ

Định kỳ (theo tháng, quý hoặc năm), kế toán công nợ sẽ:

• Kiểm tra thông tin, hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán của các đơn hàng dựa trên hợp đồng bán hàng đã ký với nhà cung cấp, khách hàng;
• Kiểm tra các thông tin về chủng loại, số lượng, giá bán sản phẩm và thời hạn thanh toán đối với các nhà cung cấp, khách hàng đang thực hiện hợp đồng hoặc đã lấy hàng;
• Giám sát, theo dõi chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, khách hàng như: thời hạn thanh toán, mức thanh toán, số nợ đã quá hạn,…;
• Tổng hợp, báo cáo lại cho bộ phận có liên quan hoặc cán bộ quản lý cấp trên sau khi kiểm tra công nợ.

Theo dõi tiến trình thanh toán và tham gia thu hồi nợ xấu

Mỗi khi nghiệp vụ công nợ phát sinh do hợp đồng hoặc hóa đơn bán hàng, kế toán công nợ sẽ theo dõi và cập nhật tình hình thanh toán của nhà cung cấp, khách hàng.

Trường hợp phát sinh nợ xấu, kế toán sẽ trực tiếp tham gia đôn đốc và thu hồi những khoản công nợ xấu, khó đòi.

Xử lý công nợ được ủy thác

Đối với các công nợ được ủy thác, kế toán công nợ sẽ:

• Định khoản các nghiệp vụ tài chính liên quan dựa theo hóa đơn;
• Dựa theo chứng từ hợp đồng, điều chỉnh các số liệu còn chênh lệch hay chưa khớp với giá;
• Theo dõi các khoản công nợ ủy thác theo từng đối tượng;
• Kiểm tra và in bảng sao kê chứng từ liên quan đến kế toán viên phụ trách hoặc trưởng kiểm soát.

Đối với công nợ tạm ứng, kế toán sẽ:

• Theo dõi, nhắc nhở việc thanh toán của từng đối tượng, bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp theo từng ngày;
• Tổng hợp danh sách các khoản tạm ứng đã quá thời hạn. Từ đó, đốc thúc việc thanh toán công nợ hàng tuần hoặc khi được cấp trên yêu cầu.

Quản lý các khoản vay trong doanh nghiệp

Đối với các khoản vay, kế toán công sẽ:

• Thanh lý các hợp đồng cũ, hợp đồng mới khi có nghiệp vụ tài chính phát sinh;
• Theo dõi và đốc thúc việc thanh toán theo đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng;
• Định khoản và điều chỉnh bút toán để khớp với tỷ giá phát sinh;
• Trường hợp doanh nghiệp có khoản lãi phải thanh toán thì phải tính toán và đưa chứng từ cho bên liên quan để tiến hành chi trả cho từng hợp đồng và từng đối tượng.