Kế toán công nợ phải thu là gì?

Kế toán công nợ phải thu sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý sát sao số tiền khách hàng cần thanh toán. Vậy nhiệm vụ của công nợ phải thu là gì? Hạch toán như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Tìm hiểu về kế toán công nợ phải thu

Trong doanh nghiệp, khi khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần thì sẽ phát sinh công nợ. Đây được xem là những khoản công nợ phải thu của doanh nghiệp.

Các khoản công nợ phải thu này là tài sản của doanh nghiệp và phải có trách nhiệm thu hồi. Chúng cũng có thể được xem là tài sản lưu động. Vì có thể sử dụng được như là tài sản thế chấp nhằm giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ vay ngắn hạn.

Theo nội dung kinh kế, các khoản công nợ phải thu gồm:

• Phải thu của khách hàng (TK 133);
• Thuế GTGT được khấu trừ (TK 131);
• Khoản phải thu nội bộ (TK 136);
• Khoản phải thu khác (TK 138);
• Khoản tạm ứng (TK 141);
• Khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (TK 244);
• Dự phòng phải thu khó đòi.

Dựa theo thời hạn, các khoản công nợ phải thu sẽ được chia thành:

• Nợ phải thu ngắn hạn: Nằm trong mục Tài sản ngắn hạn trên Bảng cân đối kế toán;
• Nợ phải thu dài hàn: Nằm trong mục Tài sản dài hạn trên Bảng cân đối kế toán.

Các nguyên tắc về kế toán công nợ phải thu

Theo Điều 17 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán công nợ phải thu cần:

• Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn, đối tượng, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác. Tùy theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp;
• Các khoản công nợ cần phân loại riêng biệt như công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải thu nội bộ hay công nợ phải thu khác…;
• Khi lập Báo cáo tài chính, dựa trên kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là công nợ dài hạn hoặc ngắn hạn;
• Đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ;
• Trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Đây là những khoản công nợ phải thu có khả năng không thu hồi được đúng hạn. Việc trích lập được quy định tại Điều 45 của Thông tư 200 và Thông tư 48/2019/TT-BTC.

Công việc kế toán công nợ phải thu

Tùy theo từng công ty mà công việc của kế toán công nợ phải thu sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung, kế toán sẽ thực hiện những công việc dưới đây:

• Nhận và kiểm tra các nội dung, các điều khoản liên quan đến việc thanh toán trong hợp đồng kinh tế;
• Hạch toán chi tiết cho mỗi đối tượng phải thu, từng khoản nợ và những lần thanh toán;
• Kểm tra, đôn đốc thu hồi nợ một cách nhanh nhất, tránh tình trạng bị chiếm vốn hoặc nợ xấu;
• Thu thập các chứng từ hợp pháp, hợp lệ khi khách hàng thực hiện thanh toán những khoản nợ phải bằng hàng trong trường hợp đổi hàng. Hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả hoặc xử lý những khoản nợ xấu;
• Xác minh tại chỗ hoặc xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ còn tồn đọng hoặc những khoản nợ khó đòi;
• Báo cáo về tình hình thu hồi của các khoản công nợ phải thu; báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ.
• Phân tích, đánh giá các khoản công nợ phải thu về thời hạn, khả năng thanh toán… Từ đó, đưa ra các ý kiến tham mưu cho chủ doanh nghiệp về các chính sách thu hồi nợ đối với từng nhóm khách hàng hoặc khách hàng…

Phương pháp hạch toán đối với tài khoản 131 – Phải thu khách hàng

Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng là một trong những tài khoản chính và quan trọng mà kế toán công nợ cần phải theo dõi chặt chẽ và sát sao.

+ Khi bán hàng, cung cấp dịch vụ mà khách hàng chưa thanh toán:

Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng): Tổng giá thanh toán;

Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): Giá chưa có thuế;

Có TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước).

+ Khi khách hàng trả lại hàng hóa:

Nợ TK 511: Giá bán chưa thế của hàng hóa bị trả lại;

Nợ TK 333: Số thuế GTGT của hàng hóa bị trả lại;

Có TK 131.

+ Khi giảm giá, chiết khấu thương mại cho khách hàng:

Nợ TK 511: Số tiền hàng giảm giá, chiết khấu thương mại

Nợ TK 333: Số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại;

Có TK 131: Tổng số tiền giảm giá.

+ Nhận tiền do khách hàng trả (bao gồm tiền lãi – nếu có) hoặc tiền ứng trước:

Nợ TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng);

Có TK 131;

Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính): Phần tiền lãi – nếu có.

+ Khách hàng không thanh toán bằng tiền mà bằng hàng hóa (theo phương thức hàng đổi hàng):

Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu)

Nợ TK 153 (Công cụ, dụng cụ)

Nợ TK 156 (Hàng hóa)

Nợ TK 611 (Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Nợ TK 133

Có TK 131

+ Trường hợp không thể thu nợ và phải xử lý xóa sổ nợ:

Nợ TK 229 (Dự phòng tổn thất tài sản): Số đã lập dự phòng;

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Số chưa lập dự phòng;

Có TK 131