Quy trình kế toán thanh toán như thế nào?
Kế toán thanh toán sẽ đảm nhận nhiệm vụ theo dõi dòng tiền thu – chi của doanh nghiệp. Vậy quy trình kế toán thanh toán gồm những bước nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Tìm hiểu về công việc kế toán thanh toán
Trong mỗi doanh nghiệp, kế toán thanh toán sẽ nắm vai trò quan trọng trong việc thu thập; tổng hợp chứng từ thu – chi. Quy trình kế toán thanh toán cũng sẽ xoay quanh dòng tiền thu vào – chi ra của doanh nghiệp.
Cụ thể, kế toán thanh toán sẽ:
- Quản lý, theo dõi các khoản thu;
- Quản lý, theo dõi các khoản chi;
- Quản lý, theo dõi quỹ tiền mặt của doanh nghiệp;
- Thực hiện một số công việc khác như báo cáo định kỳ hoặc dựa trên yêu cầu của cấp trên.
Quy trình kế toán thanh toán đối với dòng tiền thu vào
Kế toán thanh toán sẽ theo dõi dòng tiền thu vào của mỗi doanh nghiệp. Những khoản thu vào có thể kể đến như tiền thu từ thu ngân, tiền khách hàng thanh toán, rút tiền từ ngân hàng, tiền hoàn ứng của nhân viên… Số tiền thu vào có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Quy trình kế toán thanh toán sẽ dựa trên những hóa đơn, chứng từ của hoạt động phát sinh này. Sau đó, kế toán thanh toán tiến hành:
- Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ, đúng sai của các chứng từ liên quan đến việc thu tiền;
- Bước 2: Tiến hành lập phiếu thu và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc;
- Bước 3: Chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thu tiền;
- Bước 4: Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền mặt vào sổ sách hoặc phần mềm kế toán;
- Bước 5: Tổng hợp, lưu trữ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động thu vào.
Sau đó, kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ cũ thủ quỹ theo định kỳ (có thể theo ngày, theo tháng…). Đồng thời, định kỳ tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.
Quy trình kế toán thanh toán đối với dòng tiền chi ra
Kế toán thanh toán sẽ theo dõi dòng tiền chi ra của doanh nghiệp. Bao gồm các hoạt động như tạm ứng cho nhân viên, đặc cọc hoặc thanh toán cho nhà cung cấp, mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định. Hoặc thanh toán các khoản chi phí như tiền điện nước, tiền xăng xe hay cưới dịch vụ viễn thông…
Quy trình kế toán thanh toán sẽ dựa trên chứng từ từ những hoạt động phát sinh này. Sau đó, kế toán thanh toán tiến hành:
- Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ thanh toán xem đã đầy đủ, hợp lý, hợp lệ, Nội dung thanh toán có nằm trong chế tài của công ty không;
- Bước 2: Xét duyệt hồ sơ thanh toán;
- Bước 3: Tiến hành lập phiếu chi và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc;
- Bước 4: Chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thanh toán;
- Bước 5: Hạch toán nghiệp vụ chi tiền mặt vào sổ sách kế toán hoặc phần mềm kế toán;
- Bước 6: Tổng hợp, lưu trữ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động chi ra.
Sau đó, kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ cũ thủ quỹ theo định kỳ (có thể theo ngày, theo tháng…). Đồng thời, định kỳ tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.
Quy trình kế toán thanh toán liên quan đến sổ sách, chứng từ nào?
Theo quy trình kế toán thanh toán, những chứng từ sau được ghi nhận vào sổ sách kể toán thanh toán:
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Các chứng từ thanh toán liên quan đến ngân hàng như: Phiếu thu, phiếu chi, séc, giấy nộp tiền mặt, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có…
- Bảng báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng mua, hợp đồng bán…
- Các chứng từ liên quan khác có liên quan đến nghiệp vụ thu, chi của doanh nghiệp.
Về hệ thống sổ sách sẽ bao gồm:
- Sổ cái các tài khoản tiền mặt;
- Sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng;
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng;
- Sổ nhật ký thu – chi tiền;
- Báo cáo tình hình tiền gửi, số dư;
- Báo cáo kiểm kê quỹ;
- Sổ chi tiết công nợ phải thu, công nợ phải trả;
- Bảng tổng hợp công nợ phải thu, công nợ phải trả;
- Phân tích công nợ phải thu, phải trả theo hạn nợ;
- Các sổ sách khác, dựa trên nhu cầu và loại hình doanh nghiệp.
Các kỹ năng cần có khi làm kế toán thanh toán
Để thực hiện tốt công việc kế toán thanh toán trong doanh nghiệp, kế toán viên nên có những kỹ năng sau:
- Đảm bảo kiến thức tốt và vững về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Chẳng hạn như kỹ năng về lập báo cáo, hạch toán; kỹ năng phân tích, thống kê tài chính…
- Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng như Microsoft Office, Excell, Word… Đặc biệt biết cách sử dụng phần mềm kế toán mà công ty áp dụng;
- Do cần tiếp xúc với nhiều thành phần khác nhau như: khách hàng, thu ngân, thủ quỹ… nên cần có kỹ năng giao tiếp thuyết trình tốt;
- Kinh nghiệp đã từng làm kế toán công nợ sẽ là điểm cộng cho vị trí kế toán này. Do 2 loại hình kế toán này khá giống nhau;
- Có các phẩm chất một người kế toán viên nên cao như trung thực, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm; nhanh nhẹn, nhạy bén và chịu được áp lực cao trong công việc…
