Hạch toán kế toán thanh toán như thế nào?
Kế toán thanh toán là một trong 9 loại kế toán doanh nghiệp phổ biến. Vậy hạch toán kế toán thanh toán như thế nào? Cần chú ý gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Công việc kế toán thanh toán là gì?
Ở trong doanh nghiệp, kế toán thanh toán sẽ lập các chứng từ của hoạt động thu chi. Đồng thời, theo dõi, hạch toán kế toán thanh toán các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động dòng tiền thu chi của doanh nghiệp.
Theo đó, những công việc mà kế toán thanh toán sẽ thực hiện gồm:
+ Theo dõi, quản lý dòng tiền thu:
- Thu tiền từ việc thu hồi công nợ, vốn góp của cổ đông, tiền mặt nộp lên từ bộ phận thu ngân…;
- Theo dõi quá trình thanh toán qua thẻ của khách hàng;
- Bám sát, đôn đốc việc thu hồi tiền từ cổ đông (cam kết góp vốn nhưng chưa góp), khách hàng, nhân viên, thu ngân;
- Theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp;
- Theo dõi, tổng hợp và lưu trữ các hóa đơn, chứng từ của dòng tiền vào;
- Hạch toán vào phần mềm hệ thống kế toán;
+ Theo dõi, quản lý dòng tiền chi:
- Lập kế hoạch, tiến hành chi trả cho các đối tác cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
- Thực hiện chi các khoản như tiền thưởng, tiền phạt, lương, phụ cấp… hoặc tiền phạt, tiền bồi thường…;
- Tổng hợp, quản lý và lưu trữ các hóa đơn, chứng từ của hoạt động chi tiền;
- Hạch toán vào phần mềm hệ thống kế toán.
+ Theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt:
- Kết hợp cùng thủ quỹ thực hiện nghiệp vụ thu, chi cũng như đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ;
- Thực hiện báo cáo tồn quỹ định kỳ.
+ Các công việc khác:
- Định kỳ báo cáo và đối chiếu tình hình công nợ;
- Giải trình số liệu khi có yêu cầu;
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.
Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán cần biết
Hạch toán kế toán thanh toán thu tiền mặt
Đối với việc thu tiền mặt, phương pháp hạch toán kế toán thanh toán sẽ thực hiện như sau:
+ Nhập quỹ tiền mặt bằng bằng tiền rút về từ ngân hàng:
Nợ TK 111
Có TK 112
Hồ sơ cần có: Séc/Giấy lĩnh tiền/Giấy báo Nợ – Phiếu thu tiền – Bảng kê giao dịch ngân hàng.
+ Thu tiền mặt từ hoàn ứng của nhân viên:
Nợ TK 111
Có TK 141
Hồ sơ cần có: Phiếu hoàn ứng – Phiếu thu tiền.
+ Thu tiền mặt ứng trước của khách hàng:
Nợ TK 111
Có TK 131
Hồ sơ cần có: Hợp đồng/Đơn hàng (nếu có) – Phiếu thu tiền.
+ Thu tiền mặt từ việc bán hàng hóa chịu thuế GTGT:
Nợ TK 111
Có TK 511
Có TK 3331
Hồ sơ cần có: Hợp đồng/Đơn hàng – Hóa đơn GTGT – Phiếu xuất kho – Chứng từ giao nhận (nếu có) – Phiếu thu tiền.
+ Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng:
Nợ TK 111
Có TK 131
Hồ sơ cần có: Phiếu thu tiền – Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có).
Hạch toán kế toán thanh toán chi tiền mặt
Đối với việc chia tiền mặt, phương pháp hạch toán kế toán thanh toán sẽ thực hiện như sau:
+ Rút tiền từ quỹ tiền mặt và chuyển vào vào tài khoản ngân hàng:
Nợ TK 112
Có TK 111
Hồ sơ cần có: Phiếu chi tiền – Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản – Bảng kê giao dịch ngân hàng
+ Chi tiền mặt tạm ứng cho chi phí đi công tác:
Nợ TK 141
Có TK 111
Hồ sơ cần có: Giấy đề nghị tạm ứng – Phiếu chi tiền
+ Đặt cọc, trả trước bằng tiền mặt cho nhà cung cấp:
Nợ TK 331
Có TK 111
Hồ sơ cần có: Hợp đồng/Đơn hàng – Phiếu chi tiền
+ Chi tiền để mua vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ sản xuất, hàng hóa nhập kho:
Nợ TK 152
Nợ TK 153
Nợ TK 1561
Nợ TK 1331
Có TK 111
Hồ sơ cần có: Hợp đồng/Đơn hàng – Phiếu giao hàng – Phiếu chi tiền
+ Chi tiền mặt thanh toán công nợ cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa:
Nợ TK 331
Có TK 111
Hồ sơ cần có: Phiếu chi tiền – Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
+ Thanh toán bằng tiền mặt cho các dịch vụ mua ngoài (tiền điện, nước, xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông…):
Nợ TK 627
Nợ TK 641
Nợ TK 642
Nợ TK 1331
Có TK 111
Hồ sơ cần có: Hóa đơn – Phiếu chi tiền
Hạch toán kế toán thanh toán liên quan đến thu tiền vào tài khoản ngân hàng
Đối với việc thu tiền thông qua tài khoản ngân hàng, phương pháp hạch toán kế toán thanh toán sẽ thực hiện như sau:
+ Rút tiền mặt chuyển vào tiền trong tài khoản ngân hàng:
Nợ TK 112
Có TK 111
Hồ sơ cần có: Phiếu chi tiền – Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản – Bảng kê giao dịch ngân hàng.
+ Nhân viên nộp vào tài khoản ngân hàng tiền hoàn ứng:
Nợ TK 112
Có TK 141
Hồ sơ cần có: Phiếu hoàn ứng – Giấy báo Có.
+ Khách hàng chuyển khoản tiền ứng trước, đặt cọc:
Nợ TK 112
Có TK 131
Hồ sơ cần có: Hợp đồng/Đơn hàng (nếu có) – Giấy báo Có.
+ Khách hàng chuyển khoản thanh toán sau khi mua hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT của công ty :
Nợ TK 112
Có TK 511
Có TK 3331
Hồ sơ cần có: Hợp đồng/Đơn hàng – Hóa đơn GTGT – Phiếu xuất kho – Chứng từ giao nhận (nếu có) – Giấy báo Có.
+ Khách hàng chuyển khoản thanh toán công nợ phải thu:
Nợ TK 112
Có TK 131
Hồ sơ cần có: Giấy báo Có – Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có).
Hạch toán liên quan đến chi tiền bằng tiền gửi ngân hàng
Đối với việc chi tiền bằng tiền gửi ngân hàng, phương pháp hạch toán kế toán thanh toán sẽ thực hiện như sau:
+ Rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt:
Nợ TK 111
Có TK 112
Hồ sơ cần có: Séc/Giấy lĩnh tiền/ Giấy báo Nợ – Phiếu thu tiền – Bảng kê giao dịch ngân hàng.
+ Tạm ứng cho nhân viên bằng cách chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân hoặc chi séc:
Nợ TK 141
Có TK 112
Hồ sơ cần có: Giấy đề nghị tạm ứng – Giấy báo Nợ.
+ Chuyển khoản để đặt cọc, ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp:
Nợ TK 331
Có TK 112
Hồ sơ cần có: Hợp đồng/Đơn hàng – Giấy báo Nợ.
+ Chuyển khoản thanh toán tiền mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho:
Nợ TK 152
Nợ TK 153
Nợ TK 1561
Nợ TK 1331
Có TK 112
Hồ sơ cần có: Hợp đồng/Đơn hàng – Phiếu giao hàng – Giấy báo Nợ.
+ Chuyển khoản thanh toán công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa:
Nợ TK 331
Có TK 112
Hồ sơ cần có: Giấy báo Nợ – Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có).
+ Chuyển khoản thanh toán các khoản chi phí (tiền điện, nước, xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông…):
Nợ TK 627
Nợ TK 641
Nợ TK 642
Nợ TK 1331
Có TK 112
Hồ sơ cần có: Hóa đơn – Giấy báo Nợ.
+ Chuyển khoản thanh toán tiền lương định kỳ cho nhân viên:
Nợ TK 334
Có TK 112
Hồ sơ cần có: Bảng lương đã ký duyệt – Phiếu lương/bảng lương có chữ ký người nhận – Giấy báo Nợ.
