Kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán là một trong những loại hình kế toán doanh nghiệp phổ biến. Vậy công việc của bộ phận này kế toán này là gì? Liên quan đến những đối tượng nào?

Tìm hiểu về kế toán thanh toán

Mỗi ngày, doanh nghiệp đều có những khoản thu – chi khác nhau. Chẳng hạn như tiền từ hoạt động bán hàng, tiền chi mua sắm tài sản, mua nguyên vật liệu sản xuất… Do đó, bộ phận kế toán sẽ có bộ phận đảm nhận công việc theo dõi để kiểm soát tất cả số tiền này. Bộ phận này gọi là kế toán thanh toán.

Theo đó, bộ phận sẽ đảm nhận việc theo dõi, thực hiện các chứng từ của hoạt động thu chi. Đồng thời, hạch toán, báo cáo các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động dòng tiền ra – vào phát sinh hàng ngày trong doanh nghiệp.

Do có nhiều điểm chung, nhiều người lầm nhẫn giữa kế toán công nợ và kế toán thanh toán. Tuy nhiên, đây là 2 bộ phận khác nhau. Cụ thể:

• Kế toán thanh toán: Theo dõi toàn bộ hoạt động của dòng tiền thu – chi  trong doanh nghiệp
• Kế toán công nợ: Theo dõi các hoạt động liên quan đến các khoản công nợ. Chẳng hạn như công nợ với khách hàng, với nhà cung cấp…

Công việc kế toán thanh toán

Để có thể theo dõi sát sao và chi tiết, công việc kế toán thanh toán sẽ bao gồm 4 hoạt động sau:

+ Theo dõi, quản lý tiền thu vào:

• Tiến hành thu tiền từ các nguồn như thu hồi công nợ, tiền vốn góp của cổ đông, tiền thu ngân nộp lên…;
• Theo dõi quá trình thanh toán qua thẻ của khách hàng;
• Theo dõi, đôn đốc công nợ của cổ đông, khách hàng, nhân viên;
• Theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp;
• Tổng hợp, quản lý và lưu trữ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến dòng tiền thu vào;
• Hạch toán các nghiệp vụ thu tiền vào hệ thống;
• Kiểm soát hoạt động của thu ngân.

+ Theo dõi, quản lý tiền chi ra:

• Lên kế hoạch, chi trả cho các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp;
• Thực hiện thanh toán bằng tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng cho các nhà cung cấp;
• Tiến hành chi các khoản tiền thưởng, tiền phạt, lương, phụ cấp… hoặc tiền phạt,tiền bồi thường…;
• Tổng hợp, quản lý và lưu trữ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến dòng tiền chi ra;
• Hạch toán các nghiệp vụ thu tiền vào hệ thống.

+ Theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt:

• Kết hợp cùng thủ quỹ thực hiện nghiệp vụ thu, chi cũng như đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ;
• Thực hiện báo cáo tồn quỹ định kỳ. Có thể theo ngày, theo tháng hoặc theo quý… Tùy theo yêu cầu của ban giám đốc.

+ Các công việc khác:

• Định kỳ báo cáo tình hình công nợ của khách hàng, nhà cung cấp;
• Đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp;
• Giải trình số liệu khi có yêu cầu;
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.

Lưu ý khi thực hiện công việc kế toán thanh toán

Nhằm đảo bảo công việc luôn trôi chảy và ít sai sót, kế toán viên thực hiện công việc kế toán thanh toán nên lưu ý những điều sau:

• Theo dõi sát sao, kiểm tra thường xuyên các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, thu chi tiền gửi ngân hàng phát sinh;
• Đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ vào sổ sách kế toán;
• Kiểm tra các chứng từ: phiếu thu, phiếu chi cần có đủ chữ ký của ít nhất 3 bên có liên quan. Bao gồm: Người lập hoặc thủ quỹ – Người giao tiền/người nhận tiền – Phê duyệt của người có trách nhiệm;

Đồng thời, để giải quyết nhanh và hiệu quả, kế toán viên cần:

• Tại thời điểm lập phiếu thu, chữ ký phê duyệt có thể chưa cần có. Tuy nhiên, cần phải đảm bảo bổ sung đầy đủ chữ ký và ghi nhận nghiệp vụ ngay trong ngày;
• Khi chi tiền, có thể làm phiếu chi và hạch toán trước nếu khoản chi nằm trong định mức và được ủy nhiệm phù hợp. Tuy nhiên, phải kiện toàn đầy đủ thông tin, chữ ký vào cuối ngày;
• Cần tổng hợp, sắp xếp, lưu trữ các chứng từ khoa học, tránh việc thất lạc hoặc tìm không thấy khi cần;
• Theo dõi sát sao và thường xuyên các khoản thu – chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để báo cáo. Từ đó, giúp ban giám đốc nắm được tình hình tài chính kịp thời và có kế hoạch sử dụng phù hợp;
• Phối hợp cùng các bộ phận khác như kế toán công nợ để đảm bảo số liệu sổ sách trùng hợp, tránh sai lệch hoặc thiếu, dư thừa.

Các kỹ năng cần có khi làm kế toán thanh toán

Để thực hiện tốt công việc kế toán thanh toán trong doanh nghiệp, kế toán viên nên có những kỹ năng sau:

• Đảm bảo kiến thức tốt và vững về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Chẳng hạn như kỹ năng về lập báo cáo, hạch toán; kỹ năng phân tích, thống kê tài chính…
• Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng như Microsoft Office, Excell, Word… Đặc biệt biết cách sử dụng phần mềm kế toán mà công ty áp dụng;
• Do cần tiếp xúc với nhiều thành phần khác nhau như: khách hàng, thu ngân, thủ quỹ… nên cần có kỹ năng giao tiếp thuyết trình tốt;
• Kinh nghiệp đã từng làm kế toán công nợ sẽ là điểm cộng cho vị trí kế toán này. Do 2 loại hình kế toán này khá giống nhau;
• Có các phẩm chất một người kế toán viên nên cao như trung thực, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm; nhanh nhẹn, nhạy bén và chịu được áp lực cao trong công việc…