Nghiệp vụ kế toán thanh toán phải thu, phải trả gồm những bước nào?

Trong mỗi doanh nghiệp, kế toán thanh toán sẽ đảm nhận việc quản lý, theo dõi dòng tiền thu chi. Trong đó, bao gồm theo dõi các tài khoản phải thu và phải trả. Vậy nghiệp vụ kế toán thanh toán đối với những tài khoản này như thế nào? Hạch toán ra sao? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết nhé.

Kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán là bộ phận đảm nhận việc theo dõi, thực hiện các chứng từ của hoạt động thu chi cho doanh nghiệp. Đồng thời, hạch toán, báo cáo các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động này

Theo đó, nghiệp vụ kế toán thanh toán sẽ liên quan đến 2 đối tượng chủ yếu là dòng tiền thu vào và dòng tiền chi ra của doanh nghiệp. Cụ thể, đối với tiền thu vào, kế toán thanh toán sẽ:

• Thu tiền từ tiền thu ngân, công nợ thu hồi, tiền vốn góp của cổ đông…;
• Theo dõi, đôn đốc công nợ của cổ đông, khách hàng, nhân viên;
• Theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp;
• Tổng hợp và lưu trữ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến dòng tiền thu vào;
• Hạch toán các nghiệp vụ thu tiền vào hệ thống;
• Kiểm soát hoạt động của thu ngân.

Cụ thể, đối với tiền chi ra, kế toán thanh toán sẽ:

• Lên kế hoạch, chi trả cho các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp;
• Thực hiện thanh toán bằng tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng cho các nhà cung cấp;
• Tiến hành chi các khoản tiền thưởng, tiền phạt, lương, phụ cấp… hoặc tiền phạt,tiền bồi thường…;
• Tổng hợp và lưu trữ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến dòng tiền chi ra;
• Hạch toán các nghiệp vụ thu tiền vào hệ thống.

Ngoài ra, kế toán thanh toán cũng sẽ kiểm tra tồn quỹ cũng như định kỳ đối chiếu, báo cáo tình hình công nợ của khách hàng, nhà cung cấp… Hoặc thực hiện các công việc khác dựa trên yêu cầu của ban giám đốc.

Nghiệp vụ kế toán thanh toán: Phải thu khách hàng

TK 311 được sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán các khoản phải thu của khách hàng. Tài khoản này sử dụng phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu đối với khách hàng, đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn vị.

+ Khi bán hàng hóa, dịch vụ, kế toán thanh toán ghi nhận:

Nợ TK 3111 –phải thu khách hàng

Có TK 531: thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh

Có TK 3331 (nếu có)

+ Khi nhận tiền đặt cọc của khách hàng:

Nợ TK 111

Nợ TK 112

Có TK 3111

+ Khi thanh lý, nhượng bán tài sản cố định:

• Xóa sổ tài sản cố định:

Nợ TK 214

Nợ TK 466 hoặc 5118

Có TK 211, 213

• Phản ánh số thu về thanh lý, nhượng bán:

Nợ TK 3111

Có TK 5118

Có TK 3331 (nếu có)

• Thanh lý, nhượng bán vật tư thừa:
  • Phản ánh doanh thu:

Nợ TK 3111

Có TK 5118

Có TK 3331 (nếu có)

• • Phản ánh giá vốn:

Nợ TK 5118, 337 (nếu là vật tư được đầu tư bằng nguồn kinh phí hoạt động của năm trước)

Có TK 152, 153

+ Cuối kỳ đối chiếu công nợ và lập chứng từ bù trừ:

Nợ TK 3311

Có TK 3111.

Nghiệp vụ kế toán thanh toán các khoản phải trả người bán

Để theo dõi các khoản tiền phải trả người bán, nghiệp vụ kế toán thanh toán sẽ sử dụng TK 331 (Các khoản phải trả).

+ Chưa thanh toán tiền mua hàng hóa, vật tư… chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 151 (152, 153): Mua vật liệu, dụng cụ

Nợ TK 1556: Mua hàng hóa

Nợ TK 211, 213: Mua tài sản cố định

Nợ TK 241: Chi phí xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn tài sản cố định

Nợ TK 661: Chi hoạt động sự nghiệp

Nợ TK 662: Chi hoạt động thực hiện hoặc quản lý dự án

Nợ TK 631: Phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (giá có thuế)

Có TK 331 (3311): phải trả người bán

+ Chưa thanh toán tiền mua hàng hóa, vật tư… chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Nợ TK 151 (152, 153): Mua vật liệu, dụng cụ

Nợ TK 1556: Mua hàng hóa

Nợ TK 211, 213: Mua tài sản cố định

Nợ TK 241: Chi phí xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn tài sản cố định

Nợ TK 661: Chi cho hoạt động sự nghiệp.

Nợ TK 631: Chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh (giá chưa thuế)

Nợ TK 3113 (31131): thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ

Có TK 331 (3311): phải trả người bán

+ Khi thanh toán hoặc đặt trước tiền cho nhà cung cấp:

Nợ TK 331 (3311): Số tiền đã trả người bán

Có TK 111, 112: Trả bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

Có TK 331 (3312): Trả bằng tiền vay

Có TK 311 (3111): Trả bù trừ với cùng một đối tượng

Có TK 461: Trả bằng dự toán kinh phí hoạt động

Có TK 462: Trả bằng dự toán kinh phí dự án

Có TK 441: Trả bằng dự toán kinh phí xây dựng cơ bản

Nghiệp vụ kế toán thanh toán tiền lương và các khoản bảo hiểm

Tiền lương cùng các khoản bảo hiểm cũng là một trong những đối tượng theo dõi thuộc nghiệp vụ kế toán thanh toán.

+ Khấu trừ vào lương các khoản tạm ứng, thuế thu nhập cá nhân, tiền nước, điện, tiền nhà…

Nợ TK 334: Phải trả viên chức

Có TK 312: Tạm ứng

Có TK 3337

Có TK 3118…

+ Thanh toán tiền lương, thưởng, học bổng, sinh hoạt phí cho cán bộ

Nợ TK 334: phải trả viên chức

Có TK 111, 112

Có TK 461, 462: Trường hợp rút dự toán chi lương

+ Trích các khoản trích theo lương căn cứ vào bảng thanh toán lương

Nợ TK 611: Chi hoạt động

Nợ TK 662: Chi dự án

Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh

Nợ TK 334

Có TK: 3321, 3322, 3323, 3324

+ Nộp bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn hoặc mua thẻ bảo hiểm y tế

Nợ TK 3321, 3322, 3323, 3324 – Các khoản phải nộp theo lương

Có TK 111: Tiền mặt

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Có TK 461, 462 (rút dự toán nộp BHXH, BHYT)

+ Khi nhận tiền của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp bù:

Nợ TK 111, 112

Có TK 3321

+ Chi tiêu kinh phí công đoàn tại cơ sở:

Nợ TK 3323

Có TK 111, 112

+ Tiền phạt nộp chậm bảo hiểm

Nợ TK 3118

Có TK 332