Nghiệp vụ kế toán kho cần biết

Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Kế toán kho sẽ theo dõi sát sao hàng hóa trong kho, tránh các nguy cơ mất mát, thất thoát cùng nhiều nhiệm vụ khác. Vậy nghiệp vụ kế toán kho là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Kế toán kho khác thủ kho chỗ nào?

Trong các doanh nghiệp lớn thường sẽ có cả kế toán kho và thủ kho. Nghiệp vụ kế toán kho cũng sẽ khác biệt so với thủ kho.

Cụ thể, kế toán kho sẽ:

• Lập phiếu để hàng hóa xuất – nhập… kho
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi xuất – nhập kho;
• Kiểm tra và nhập số liệu hàng hóa vào sổ sách hoặc phần mềm kế toán;
• Thu thập và lưu trữ chứng từ liên quan từ thủ kho;
• Định kỳ cùng thủ kho kiểm kê, đối chiếu số lượng hàng hóa trên sổ sách và tại kho;
• Lập biên bản kiểm kê, đề xuất phương án xử lý khi phát hiện chênh lệch, sai sót, thiếu hụt…
• Hạch toán việc xuất – nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư;
• Theo dõi, lập biên bản xác minh công nợ xuất – nhập định kỳ theo quy định
• Phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu, xử lý số liệu khi có phát sinh
• Lập báo cáo về tình hình hàng hóa xuất – nhập – tồn kho và các báo cáo liên quan khác theo yêu cầu, quy định.

Trong khi đó, thủ kho sẽ:

• Thực hiện xuất – nhập hàng hóa, tài sản, nguyên vật liệu,…;
• Ghi nhận các chứng từ, hóa đơn liên quan việc xuất – nhập và luân chuyển đến bộ phận liên quan;
• Lập thẻ kho theo dõi hàng tồn kho và báo cáo theo yêu cầu;
• Trực tiếp theo dõi quá trình kiểm, đếm, giao nhận hàng hóa trong quá trình xuất – nhập kho;
• Chịu trách nhiệm sắp xếp kho hàng ngăn nắp, gọn gàng theo chủng loại, quy cách,…
• Đảm bảo quy tắc phòng cháy chữa cháy, an toàn cũng như vệ sinh tại kho.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho thường dùng trong nghiệp vụ kế toán kho. Đó là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng 1 trong 2 phương pháp này.

Kê khai thường xuyên

Đối với phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán kho sẽ theo dõi thường xuyên, liên tục và có hệ thống về tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho.

• Giá trị tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ – trị giá hàng xuất kho trong kỳ.

Sau đó, kế toán kho sẽ hạch toán tất cả các biến động tăng – giảm (tương đương nhập – xuất) vào các tài khoản hàng tồn kho  (TK 152, 153, 154, 156, 157) và số hiện có của vật tư, hàng hóa.

Kiểm kê định kỳ

Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán kho sẽ không theo dõi liên tục tình hình hàng hóa. Thay vào đó, kế toán kho chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Vì thế, giá trị hàng xuất trong kỳ tới cuối kỳ mới tính được và theo công thức:

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng nhập kho trong kỳ – trị giá hàng tồn kho cuối kỳ.

Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ sẽ phản ánh tại Tài khoản 611 – Mua hàng. Trong khi đó, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán. Mục đích là để kết chuyển số dư đầu kỳ và cuối kỳ nhằm phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ.

Tài khoản kế toán, chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ kế toán kho

Theo nghiệp vụ kế toán kho, các tài khoản thường sử dụng để hạch toán hàng hóa trong kho là:

• TK 151: Hàng mua đang đi đường;
• TK 152: Nguyên liệu, vật liệu;
• TK 153: Công cụ, dụng cụ;
• TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang;
• TK 155: Thành phẩm;
• TK 156: Hàng hóa;
• TK 157: Hàng gửi đi bán;
• TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế.

Các chứng từ sử dụng theo hướng dẫn của Thông tư 133 và Thông tư 200 của BTC về hàng hóa nhập kho là:

• Phiếu nhập kho: Mẫu số 01-VT;
• Phiếu xuất kho: Mẫu số 02-VT;
• Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa: Mẫu số 03-VT;
• Phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ: Mẫu số 04-VT;
• Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa: Mẫu số 05-VT;
• Bảng kê mua hàng: Mẫu số 06-VT;
• Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Mẫu số 07-VT.

Cách sắp xếp chứng từ sổ kế toán tại kho

Để đảm bảo nghiệp vụ kế toán kho thực hiện trôi chảy, kế toán kho cần có cách sắp xếp chứng từ, hóa đơn hợp lý và khoa học.

Theo đó, những chứng từ kế toán sử dụng trong quá trình xuất – nhập, kiểm kê gồm:

• Tờ khai thuế như tờ khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ( 01/GTGT);
• Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào (01-2/GTGT);
• Tờ khai thuế TNCN tháng hoặc quý;
• Hợp đồng mua bán tài sản sản cố định, công cụ dụng cụ;
• Các biên bản kiểm kê tài sản sản cố định, công cụ dụng cụ, kiểm kê tiền mặt.

Khi sắp xếp chứng từ đầu vào, kế toán kho cần:

• Nếu mua hàng thanh toán bằng tiền mặt thì cần có hóa đơn mua hàng kèm phiếu chi tiền mặt.
• Thanh toán bằng chuyển khoản thì hóa đơn mua hàng cần có ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ vào phía sau hóa đơn;
• Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN.

Đối với chứng từ đầu ra, kế toán kho cần:

• Thu bằng tiền mặt thì hóa đơn bán hàng thu cần kèm phiếu thu;
• Trường hợp khách hàng chuyển khoản thì hóa đơn bán hàng cần kèm theo giấy báo.

Khi hàng hóa xuất – nhập kho:

• Phiếu nhập kho: Kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa;
• Phiếu xuất kho: Kẹp với hóa đơn bán ra liên 3 hoặc liên 2 đối với hóa đơn báng hàng.

Đối với các chứng từ về thuế, kế toán kho cần:

• Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế trực tiếp;
• Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế qua mạng;
• Giấy nộp tiền thuế môn bài đính kèm với tờ khai thuế môn bài đã nộp;
• Giấy nộp tiền thuế TNDN tạm tính hàng quý.

Số phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc đóng theo năm.