XỬ LÝ SAI SÓT KHI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Vậy bạn có biết nếu các hóa đơn điện tử này có sai sót thì phải xử lý như thế nào? Bài viết hôm nay, Uy Danh sẽ giải đáp thắc mắc này và vấn đề hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê hay không? Dựa trên các điều luật mới nhất. Các bạn cùng theo dõi nhé.
I. Cơ sở pháp lý
● Điều 17 Nghị định 119/2018/NĐ-CPcó hiệu lực từ ngày 01/11/2018
● Điều 11 Thông tư 68/2019/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/11/2019
II. Xử lý các trường hợp sai sót hóa đơn điện tử (điều 17 nghị định 119 và điều 11 thông tư 68)
1. Hóa đơn điện tử viết sai nhưng chưa gửi cho người mua
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót (sai địa chỉ, sai tên công ty, sai mã số thuế, sai tên hàng hóa, sai tiền thuế, sai số tiền bằng chữ,…) thì người bán xử lý như sau:
Bước 1: người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót (theo mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119, tải về ở cuối bài viết)
Bước 2: Lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
2. Hóa đơn điện tử lập sai nhưng đã gửi cho người mua
a. Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:
Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
Bước 2: Người bán Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119 và không phải lập lại hóa đơn.
b. Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119, tải về ở cuối bài viết).
Bước 3: Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
● Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
● Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”.
● Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Bước 4: Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.
3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót
Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 để người bán kiểm tra sai sót.
Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.
Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
4. Xử lý sự cố khi cấp mã hóa đơn điện tử
a. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên.
b. Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.
c. Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thông báo với cơ quan thuế để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
III. Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không?
Công ty không được lập hóa điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng.Trường hợp công ty chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:
Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiếp theo trang trước – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
IV. Kết luận
Vậy theo như bài viết trên, hóa đơn điện tử có 3 trường hợp sai sót khi sử dụng hóa đơn điện tử: hóa đơn điện tử viết sai nhưng chưa gửi cho người mua, hóa đơn điện tử viết sai đã gửi cho người mua và trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Để biết biết cách xử lý cho từng trường hợp thì các bạn xem chi tiết ở phần nội dung nhé. Ngoài ra, công ty không được lập hóa điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng. Bảng kê đính kèm chỉ có ý nghĩa khi dùng hóa đơn giấy bởi số lượng dòng bị giới hạn.
V. Thông tin liên hệ
Bài viết trên là những thông tin cơ bản về xử lý sai sót hóa đơn điện tử. Uy Danh mong rằng bài biết này sẽ hữu ích với bạn đọc. Nếu bạn còn có bất kỳ thắc mắc nào thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi.
Uy Danh là Công ty Dịch vụ kế toán và Thành lập doanh nghiệp mang đến sự lựa chọn hàng đầu của quý doanh nghiệp, cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng – uy tín tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Hãy liên hệ ngay đến với Uy Danh để được tư vấn miễn phí và giải đáp những thắc mắc của Quý khách hàng.
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ TƯ VẤN TAX UY DANH
● Mã số thuế: 0315.367.844
● Hotline: 0968.55.57.59
● Địa chỉ: 45D Đường D5, Phường 25, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh
● Website: uydanh.vn
● Email: info@uydanh.vn
