Kế toán công nợ phải trả là gì?

Kế toán công nợ phải trả là một trong những mảng thuộc bộ phận kế toán. Vậy kế toán công nợ phải trả là gì? Đảm nhận những công việc nào? Hạch toán như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Tìm hiểu về kế toán công nợ phải trả

Nợ phải trả xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây được xem là một bộ phận thuộc phần vốn của doanh nghiệp và có nghĩa vụ phải trả lại.

Công nợ phải trả bắt nguồn từ việc doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp, đối tác nhưng chưa thanh toán. Hoặc doanh nghiệp mới chỉ thanh toán một phần. Các đối tượng chủ nợ sẽ là:

• Đối tác, nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, nguyên liệu sản xuất;
• Đối tác, nhà cung cấp dịch vụ;
• Các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết;
• Các khoản nợ phải trả cho nhà thầu xây lắp chính – phụ.

Phân loại thời gian hạch toán, kế toán công nợ phải trả sẽ theo dõi 2 khoản:

• Nợ ngắn hạn: Khoản nợ và nghĩa vụ tài chính doanh nghiệp phải trả trong vòng 1 năm trở lại. Có thể kể đến như tiền gửi của khách hàng, tiền lãi phải trả, tiền lương và tiền công phải trả và bất kỳ số tiền nào còn nợ từ nhà cung cấp;
• Nợ dài hạn: Khoản nợ và nghĩa vụ tài chính doanh nghiệp phải trả từ 1 năm trở lại. Chẳng hạn như vay kinh doanh, vay thế chấp, nợ ngắn hạn được gia hạn trả chậm.

Bên cạnh đó, nội bộ doanh nghiệp còn tồn tại những khoản phải trả như:

• Các khoản phải trả, phải nộp, phải cấp hoặc các khoản chi, đã thu hộ cấp trên, cấp dưới hoặc đơn vị thành viên khác;
• Các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước, các khoản nợ vay, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ. Hoặc các khoản đóng BHXH, BHYT cho người lao động, chi phí công đoàn,…

Công việc của kế toán công nợ phải trả

Các công việc của kế toán công nợ phải trả bao gồm:

• Hạch toán chi tiết cho mỗi đối tượng khi phát sinh nghiệp vụ. Bao gồm nợ phải trả cho người bán, đối tác…;
• Theo dõi chi tiết những đối tượng đã nhận tiền trước mà đã hoàn thành bàn giao;
• Ghi số sách kế toán tương ứng với mỗi khoản cần phải trả có liên quan để thực hiện ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu;
• Đối chiếu với kế toán cơ sở tình hình công nợ và lập lịch thanh toán công nợ cho khách hàng;
• Lập báo cáo và theo dõi số dư công nợ của từng đối tượng định kỳ, đột xuất hoặc theo yêu cầu của cấp trên.

Quy trình kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp

Quy trình chuẩn của kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp sẽ gồm những bước như sau:

• Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ thanh toán từ các phòng ban liên quan;
• Bước 2: Kiểm tra hồ sơ đã đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu hay chưa? Những chứng từ này có hợp lý, hợp lệ hay không? Đồng thời, kiểm tra điều khoản thanh toán hợp đồng;
• Bước 3: Tổng hợp, ghi chép chính xác dữ liệu vào phần mềm kế toán. Thường xuyên và định kỳ đối chiếu công nợ với nhà cung cấp;
• Bước 4: Lập kế hoạch thanh toán cho đối tác, nhà cung cấp và gửi bản kế hoạch này cho trưởng phòng để duyệt ngân sách thanh toán
• Bước 5: Khi đã được duyệt kế hoạch thanh toán và duyệt ngân sách, kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng kế hoạch.

Bên cạnh đó, kế toán đảm nhận phần công nợ phải trả cần phải thường xuyên làm báo cáo cập nhật cho nhà quản lý. Nhờ đó, giúp ban giám đốc nắm bắt được tình hình công nợ của doanh nghiệp và đưa ra các giải pháp thanh toán phù hợp.

Hạch toán công nợ phải trả

Công nợ phải trả là bộ phận của nguồn vốn. Do đó, khi phát sinh tăng phần phải trả, kế toán công nợ phải trả sẽ hạch toán bên Có. Còn khi phát sinh giảm phần phải trả, kế toán sẽ hạch toán bên Nợ.

+ Khi mua hàng hóa, dịch vụ, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu)

Nợ TK 153 (Công cụ, dụng cụ)

Nợ TK 156 (Hàng hóa)

Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung)

Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng)

Nợ TK 642 ( (Chi phí quản lý doanh nghiệp)…

Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)

Có TK 331 (Nợ phải trả nhà cung cấp): Chi tiết theo từng nhà cung cấp

+ Khi thanh toán cho nhà cung cấp:

Nợ TK 331

Có TK 111 (Tiền mặt)

Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)

+ Khi phát sinh các khoản lương cho người lao động:

Nợ TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp)

Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung)

Nợ TK 642…

Có TK 334 (Phải trả người lao động.)

+ Khi thanh toán tiền lương cho người lao động:

Nợ TK 334

Có TK 111,112

+ Khi phát sinh nghiệp vụ vay ngắn hạn, dài hạn nhập quỹ tiền mặt:

Nợ TK 111

Có TK 311 (Vay ngắn hạn)

Có TK 341 (Vay và nợ thuê tài chính)

+ Khi trả nợ vay ngắn hạn, dài hạn bằng tiền mặt:

Nợ TK 311

Có TK 111