Tìm hiểu về kế toán kho

Để theo dõi số lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn tại kho, doanh nghiệp cần có kế toán kho. Vậy công việc của bộ phận kế toán này là gì? Đóng vai trò gì trong doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Kế toán kho là gì?

Kế toán kho (tiếng Anh: Warehouse Accountant) là bộ phận kế toán làm việc thường xuyên tại kho hàng. Bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra số lượng hàng hóa nhập – xuất kho cũng như kiểm soát lượng hàng tồn trong kho.

Đồng thời, kế toán kho cũng sẽ chịu trách nhiệm xuất giấy tờ, các loại chứng từ cho hàng hóa và đảm bảo chất lượng, số lượng nhằm hạn chế việc thất thoát hàng hóa.

Các công việc của kế toán kho

Trong mỗi doanh nghiệp, các công việc chính của kế toán kho bao gồm:

• Lập phiếu nhập, xuất, và kiểm kê hàng hóa;
• Tính toán giá vốn hàng bán và giá trị hàng tồn kho;
• Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép sổ sách theo quy định
• Phân bổ chi phí liên quan đến việc quản lý và vận hành kho hàng;
• Định kỳ kiểm kê hàng hóa trong kho, xử lý hàng hóa bị hư hỏng hay đã hết hạn sử dụng. Trường hợp chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, lập biên kiểm kê và đề xuất xử lý;
• Kiểm tra và đảm bảo rằng tất cả các giao dịch liên quan đến kho hàng đều được ghi chép đúng và đầy đủ trong sổ sách kế toán;
• Lập các báo cáo về tình hình hàng hóa tại kho hàng. Bao gồm báo cáo hàng tồn kho, hàng hóa đã bán và báo cáo lợi nhuận.

Vai trò của kế toán kho

Kế toán kho đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành của doanh nghiệp. Bao gồm:

• Theo dõi và quản lý tài sản (hàng hóa và nguyên liệu), giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất và bán hàng;
• Tính toán giá thành: Bằng cách theo dõi chi phí liên quan đến hàng hóa và nguyên liệu, từ đó giúp việc tính toán giá thành sản phẩm chính xác hơn;
• Bằng vào việc cung cấp thông tin chính xác về hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ biết được tình hình kinh doanh bán được nhiều hay lỗ. Nhờ đó, tính ra và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
• Tránh được các nguy cơ như mất tích, hao hụt, thất lạc hay thất thoát hàng hóa. Từ đó, giúp doanh nghiệp kiểm soát và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc quản lý hàng hóa;
• Dữ liệu từ bộ phận kế toán tại kho hàng có thể giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn. Chẳng hạn như nên tiếp tục sản xuất hàng hóa nữa không, đẩy mạnh hàng hóa như nào và quản lý nguồn cung cấp.

Phương pháp kê khai hàng hóa tại kho

Có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho kế toán kho thường sử dụng. Đó là phương pháp kê khai thường xuyên, hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Trong mỗi doanh nghiệp thường chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp này để hạch toán.

Theo đó, phương pháp kê khai thường xuyên sẽ theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn của hàng hóa trên sổ kế toán. Dùng phương pháp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Do đó, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây lắp…). Hoặc các doanh nghiệp thương nghiệp kinh doanh hàng hóa có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao…

Trong khi đó, phương pháp kiểm kê định kỳ sẽ căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp. Từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức:

• Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Các tài khoản thường dùng để hạch toán là:

• TK 151: Hàng mua đang đi đường;
• TK 152: Nguyên liệu, vật liệu;
• TK 153: Công cụ, dụng cụ;
• TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang;
• TK 155: Thành phẩm;
• TK 156: Hàng hóa;
• TK 157: Hàng gửi đi bán;
• TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế.

Những kỹ năng cần có của kế toán làm việc tại kho

Nắm vững chuyên môn

Không chỉ giám sát, kế toán kho còn phải thường xuyên ghi chép chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ thu chi. Do đó, cần phải hiểu biết đầy đủ kiến thức chuyên môn để làm thành thạo.

Thành thạo về tin học văn phòng và phần mềm kế toán

Những công cụ như Excel, Word sẽ được sử dụng hàng ngày để thống kê hàng hóa. Chính vì thế, cần phải thành thạo tin học văn phòng để đạt hiệu quả trong công việc..

Đồng thời, hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng dụng phần mềm kế toán để chuyên nghiệp hóa quy trình và tiết kiệm thời gian. Do đó, cần tranh thủ học tập và nắm vững kỹ năng sử dụng những phần mềm này.

Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc

Khối lượng công việc kế toán tại kho hàng rất nhiều. Kế toán cần phải tổng hợp, lưu trữ hóa đơn, chứng từ. Đồng thời, phải theo dõi, kiểm tra và đối chứng số liệu mỗi ngày. Do đó, kế toán cần có kỹ năng sắp xếp công việc một cách khoa học. Tránh để khối lượng công việc bị tồn đọng nhiều, gây ra thiệt hại về hàng hóa lẫn chứng từ.

Tập trung cao độ và tỉ mỉ

Mỗi ngày, kế toán kho đều phải tiếp cận nhiều loại chứng từ, số liệu … Do đó, cần có sự tập trung cao độ và sự tỉ mỉ khi xử lý.