QUY TRÌNH THỰC HIỆN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động kinh doanh để lưu lại thông tin.Và với công nghệ ngày càng phát triển thì có một loại hóa đơn mới xuất hiện đó là hóa đơn điện tử. Như vậy hóa đơn điện tử này là gì ?  nó có khác gì với hóa đơn truyền thống ( hóa đơn giấy ) hãy cùng Uy Danh tìm hiểu và bổ sung thêm kiến thức cho bạn nhé !

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ :

Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011;

Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 28/09/2010;

II. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ ?

2.1. Khái niệm

Căn cứ vào Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTCHoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. 

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2.2. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp hỗ trợ việc khởi tạo, truyền, nhận, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu của hóa đơn điện tử giữa người bán hàng và người mua hàng.

Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.

III. Lợi ích của hóa đơn điện trên các phương diện:

3.1. Hóa đợn điện tử đối với doanh nghiệp;

a. Tiết kiệm thời gian và chi phí so với hóa đơn giấy

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet. iệc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn

b. Giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính Thuế

việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của doanh nghiệp cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận

c. Không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Cùng với đó, doanh nghiệp không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.

d. Đơn giản hóa các quy trình liên quan đến hóa đơn

Áp dụng hoá đơn điện tử, có nghĩa là doanh nghiệp phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp.

e.  An toàn – Bảo mật – Chống làm giả hóa đơn

Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn không thể làm giả, cũng khó có thể xảy ra các sai sót thường gặp khi viết hóa đơn giấy như viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá…

3.2. Đối với người nộp Thuế và Cơ quan Thuế:

Bên cạnh đó, giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. Ngoài ra, cơ quan Thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn. Hiện nay, khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập doanh nghiệp, cơ quan Thuế và cơ quan khác của Nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp, người nộp thuế giảm chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế, mà còn giúp cơ quan thuế và cơ quan khác thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước của mình. Đối với cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn điện tử giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn. Khi toàn bộ doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử, thì ngành Thuế sẽ có hệ thống cơ sở dữ liệu về hóa đơn, từ đó có thể phục vụ hiệu quả cho công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh.

IV. ĐIỀU KIỆN KHỞI TẠO HÓA ĐƠN:

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

  1. Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  2. Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
  3. Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
  4. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  5.  Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  6. Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

 Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

V. NỘI DUNG CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ :

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;

Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

3.  Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

4. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.

Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.

VI. QUY TRÌNH THỰC HIỆN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỰ:

Theo thông tư 68/2019/TT-BTC thì quy trình phát hành hóa đơn điện tử gồm :

 Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử và chất lượng cũng không giống nhau. Để đảm bảo bạn nên tham khảo ý kiến từ những người đã từng sử dụng HĐĐT mà bạn định đăng ký. Đồng thời yêu cầu nhà cung cấp gửi giấy phép cung cấp hoá đơn điện tử của Tổng Cục Thuế.

Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bao gồm:

1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
– Quyết đinh áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế;
– Nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
– Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định, Ví dụ: Ngày nộp thông báo phát hành là ngày 01/042020 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 03/04/2020 (tối thiểu phải cách 2 ngày)

2. Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
– Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
– Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế

3. Thông báo phát hành hóa đơn

Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn

Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm:

1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
2. Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
3. Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 2 phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm:

1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
2. Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
3. Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015)

Bước 3: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau 2 ngày kể từ ngày làm thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được cập nhật trên hệ thống http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu.

VII. KẾT LUẬN :

Trên đây chúng tôi đã giới thiệu bao quát cho bạn về hóa đơn điện tử là một công cụ như thế nào và mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý thời công nghệ so với hóa đợn truyền thống. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. 

VIII. THÔNG TIN LIÊN LẠC :

Bài viết trên chia sẻ rất cụ thể về hóa đơn điện tử. Vì vậy, Uy Danh là Công ty Dịch vụ kế toán và Thành lập doanh nghiệp mang đến sự lựa chọn hàng đầu của quý doanh nghiệp, cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng – uy tín tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Hãy liên hệ ngay đến với Uy Danh để được tư vấn miễn phí và giải đáp những thắc mắc của Quý khách hàng.  

  • CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ TƯ VẤN TAX UY DANH
  • Mã số thuế: 0315.367.844             Hotline: 0968.55.57.59
  • Địa chỉ: 45D Đường D5, Phường 25, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh
  • Website: uydanh.vn                        Email: info@uydanh.vn

Được đóng lại, nhưng trackback và pingback được mở.

error: Alert: Content is protected !!