THỦ TỤC PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Công nghệ 4.0 đang ngày càng phát triển, một số thủ tục thủ công như ngày trước đã dần thay đổi để phù hợp cho tiêu chí nhanh, gọn, an toàn. Chính vì thế mà ngày nay hóa đơn giấy được cải tiến thành hóa đơn điện tử để phù hợp với giao thương, buôn bán. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Nó được định nghĩa như thế nào, và có đặc điểm gì? Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử gồm trình tự mấy bước? Mời các bạn tìm hiểu.

I. Cơ sở pháp lý

Thông tư số 26/2015/TT-BTC có hiệu lực ngày 01/01/2015

Thông tư 32/2011/TT-BTC có ngày có hiệu lực 01/05/2011

II. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 có đưa ra một số khái niệm và đặc điểm về hóa đơn điện tử như sau:

“1. Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

2. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a. Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b. Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”

III.  Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử uy tín như: MISA, Viettel, VNPT, BKAV, Thái Sơn… hoặc các nhà cung cấp mới như EFY, SOFTDREAMS… Tất cả các đơn vị này đều phải được cấp giấy phép hoạt động và chịu sự quản lý của Tổng Cục Thuế nên doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bao gồm:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
    • Quyết đinh áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế;
    • Nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
    • Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định, Ví dụ: Ngày nộp thông báo phát hành là ngày 01/04/2020 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 03/04/2020 (tối thiểu phải cách 2 ngày)
  • Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
    • Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
    • Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế
  • Thông báo phát hành hóa đơn

Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn

Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
  • Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
  • Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 2 phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
  • Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
  • Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015)

Bước 3: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau 2 ngày kể từ ngày làm thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được cập nhật trên hệ thống http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn
⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu.

Nếu hệ thống báo kết quả giống như sau thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử

IV.  Kết luận

Bài viết đã cung cấp cho bạn một số thông tin về hóa đơn điện tử là gì? Và bên cạnh đó là chi tiết thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, lưu ý thủ tục phát hành hóa đơn điện tử tại mỗi chi cục thuế có sự khác nhau. Có chi cục chỉ cần nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử nhưng cũng có một số Chi cục thuế yêu cầu Doanh nghiệp phải nộp bổ sung hồ sơ cứng tại bộ phận ấn chỉ sau khi đã đẩy hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử.

V.  Thông tin liên hệ

Nếu bạn còn thắc mắc về thủ tục trên mời bạn liên hệ để được tư vấn miễn phí tại Uy Danh.

Uy Danh là Công ty Dịch vụ kế toán và Thành lập doanh nghiệp mang đến sự lựa chọn hàng đầu của quý doanh nghiệp, cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng – uy tín tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Hãy liên hệ ngay đến với Uy Danh để được tư vấn miễn phí và giải đáp những thắc mắc của Quý khách hàng.

  • CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ TƯ VẤN TAX UY DANH
  • Mã số thuế: 0315.367.844             Hotline: 0968.55.57.59
  • Địa chỉ: 45D Đường D5, Phường 25, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh
  • Website: uydanh.vn                        Email: info@uydanh.vn

Được đóng lại, nhưng trackback và pingback được mở.

error: Alert: Content is protected !!