HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THẾ NÀO LÀ HỢP LỆ, HỢP PHÁP

Để tránh điều chỉnh những sai sót, sai phạm trên hóa đơn điện tử trong quá trình sử dụng. Các bạn nên biết thế nào là một hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp. Bài viết dưới đây sẽ nêu ra thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo đúng quy định của Nhà nước. Mời các bạn cũng tìm hiểu.

I.  Cơ sở pháp lý

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực ngày 01/11/2018

Thông tư 32/2011/TT-BTC có hiệu lực ngày 01/05/2011

II.  Hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo khoản 3 điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC có nêu rõ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lí nếu thỏa mãn đầy đủ các điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Cũng giống hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử phải hợp lệ các tiêu chí sau:

  • Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
  • Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
  • Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền

Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.

Tiền hàng bằng chữ

Người mua hàng, người bán hàng

Ký và đóng dấu của người bán hàng

So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

  • Bản thể hiện hóa đơn điện tử
  • Hóa đơn điện tử không có liên
  • Ký hiệu số Serial
  • Chữ ký điện tử
  • Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
  • Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ:

– Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

– Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

III.  Hóa đơn điện tử hợp pháp

Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng quy định rõ về Hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo toàn vẹn của thông tin, đồng thời đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4; các Điều 6,7,8 của Nghị định.

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

b) Không bắt buộc có chữ ký số;

c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Tổng số tiền thanh toán;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
  • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định bên trên.

Theo Mục 9,10 của điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có nêu rõ hóa đơn điện tử không hợp pháp:

Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

10. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

IV.  Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóathời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụthời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mi ln giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khi lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

4. Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định tại Điều này

V.  Kết luận

Bên trên là thông tin được gửi đến bạn về hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ, hợp pháp. Các trường hợp lưu ý bên trên mong bạn ghi nhớ để tránh những sai lầm, sai sót về sau. Chúc các bạn thành công.

VI.  Thông tin liên hệ

Mọi thắc mắc hay gặp sự cố về quy trình thực hiện, mời bạn liên hệ với UY DANH.

Uy Danh là Công ty Dịch vụ kế toán và Thành lập doanh nghiệp mang đến sự lựa chọn hàng đầu của quý doanh nghiệp, cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng – uy tín tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Hãy liên hệ ngay đến với Uy Danh để được tư vấn miễn phí và giải đáp những thắc mắc của Quý khách hàng.

  • CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ TƯ VẤN TAX UY DANH
  • Mã số thuế: 0315.367.844             Hotline: 0968.55.57.59
  • Địa chỉ: 45D Đường D5, Phường 25, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh
  • Website: uydanh.vn                        Email: info@uydanh.vn

 

Được đóng lại, nhưng trackback và pingback được mở.