4 điểm quan trọng trong Nghị định 123 về hóa đơn điện tử

Nghị định 123 về hóa đơn điện tử được Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Nắm rõ 4 điểm quan trọng dưới đây sẽ giúp quá trình xuất, sử dụng, lưu trữ, quản lý hoá đơn điện tử của bạn được hợp pháp, an toàn và hiệu quả hơn. 

Nghị định 123 quy định gì về hóa đơn điện tử?

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định nghĩa hóa đơn điện tử như sau:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Nếu bạn còn mơ hồ giữa Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế với Hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì hãy theo dõi bảng phân biệt dưới đây.

Tiêu chí	Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế	Hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Khái niệm	– Loại hoá đơn này có mã do cơ quan thuế cấp. Hoá đơn được cấp cho tổ chức/cá nhân bán hàng hoá hoặc dịch vụ trước khi những chủ thể này xuất cho người mua. – Mã của cơ quan thuế là dãy số gồm 34 ký tự do cơ quan thuế/cơ quan được cơ quan thuế uỷ quyền tạo lập nên.	– Loại hoá đơn này không có mã của cơ quan thuế. Hoá đơn vẫn được tổ chức/cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ cấp cho người mua. – Doanh nghiệp muốn sử dụng hoá đơn điện tử không có mã cần được cơ quan thuế chấp thuận bằng văn bản
Đối tượng áp dụng	– Doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu xuất hoá đơn cho người mua nói chung – Doanh nghiệp được cơ quan thuế đánh giá là có rủi ro cao về thuế và yêu cầu phải sử dụng hoá đơn có mã để xuất cho người mua.	– Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như: điện lực, y tế, xăng dầu, tài chính tín dụng, siêu thị, vận tải, … – Doanh nghiệp chọn giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
Ký hiệu	Có chữ “C”  trong mã hoá đơn ý chỉ hoá đơn có mã của cơ quan thuế. Ví dụ: 1C22TAA: Hoá đơn có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022.	Có chữ “K”  trong mã hoá đơn ý chỉ hoá đơn không có mã của cơ quan thuế. Ví dụ: 1K22TAA: Hoá đơn không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022.

Ngoài ra, mỗi loại hóa đơn đều có ưu và nhược điểm riêng. Nắm vững ưu và nhược điểm của từng loại sẽ giúp bạn có được lựa chọn phù hợp hơn.

Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế:

Ưu điểm:

– Có mã riêng do cơ quan thuế cấp nên tính bảo mật và an toàn cao.

– Bên xuất hoá đơn sẽ tiết kiệm được thời gian, công suất kiểm soát dữ liệu khi làm việc với cơ quan thuế.

– Bên nhận hoá đơn có thể dễ dàng tra cứu trực tiếp thông tin hoá đơn ở Trang tra cứu hoá đơn của Tổng Cục thuế.

Nhược điểm:

– Quá trình tra cứu và kiểm soát hoá đơn phụ thuộc vào hệ thống của Tổng Cục thuế. Nếu hệ thống bị gián đoạn trong thời gian dài có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của các bên.

Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế:

Ưu điểm:

– Hoá đơn xuất xong không cần phải gửi đi để xin Tổng Cục thuế cấp mã nên thời gian xuất nhanh chóng

– Không bị phụ thuộc vào hoạt động của Trang tra cứu hoá đơn Tổng Cục thuế

Nhược điểm:

– Hạn chế loại hình doanh nghiệp được sử dụng: Chỉ có những DN kinh doanh trong lĩnh vực theo quy định mới được phép dùng hóa đơn điện tử không mã.

Như vậy, hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phần lớn thường được phần lớn các tổ chức/cá nhân sử dụng. Nếu muốn xuất hoá đơn điện tử không có mã, DN của bạn phải hoạt động trong những lĩnh vực đặc thù. Đồng thời, DN cần đáp ứng các điều kiện quy định cụ thể tại Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và cần phải được cơ quan thuế chấp thuận bằng văn bản.

Mức phí của dịch vụ cung cấp hoá đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để sử dụng DV cung cấp hoá đơn điện tử, bạn có thể sẽ phải trả phí hoặc được miễn phí. Cụ thể:

Trường hợp được miễn phí

Những tổ chức bao gồm DN có quy mô kinh doanh nhỏ và vừa; hợp tác xã hoặc cá nhân, hộ cá nhân có đặc điểm sau:

– Kinh doanh tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn

– Kinh doanh tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn

– Được UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính xem xét miễn phí (không áp dụng nếu các chủ thể trên kinh doanh trên địa bàn các khu kinh tế, KCN, khu công nghệ cao)

Lưu ý: 

Để xác định địa bàn kinh doanh của DN mình có thuộc diện miễn phí hay không, bạn kiểm tra thông tin tại Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định số 118/2015/NĐ-CP).

Trường hợp trả phí:

Các tổ chức, cá nhân không khác thuộc diện trên phải trả phí. Mức phí của DV cung cấp hoá đơn điện tử do từng đơn vị cung cấp quy định.

2 thủ tục liên quan đến hoá đơn điện tử

Khi sử dụng hoá đơn điện tử, có 2 thủ tục bạn cần thực hiện đúng theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1. Thủ tục đăng ký/thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử 

Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối tượng được quyền đăng ký & nhận đăng ký hoá đơn điện tử gồm: DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các đối tượng kể trên đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.

– Trường hợp có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ: Có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức do Tổng cục Thuế ủy thác.

– Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Khi muốn đăng ký hoặc thay đổi nội dung đăng ký hoá đơn điện tử, bạn cần viết nội dung theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Thủ tục ngừng đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử 

Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về đối tượng ngừng sử dụng hoá đơn điện tử gồm:

– Tổ chức, cá nhân chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

– Tổ chức, cá nhân thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

– Tổ chức, cá nhân thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

– Tổ chức, cá nhân có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

– Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

– Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

– Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Để ngừng nhận hoá đơn điện tử, bạn thực hiện theo 2 bước sau:

– Bước 1: Người nộp thuế nhận thông báo của cơ quan thuế đề nghị giải trình hoặc nộp bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến hoá đơn điện tử

– Bước 2: Người nộp thuế giải trình hoặc nộp bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến hoá đơn điện tử. Nếu hết thời hạn quy định hoặc quá trình giải trình không rõ ràng thì cơ quan thuế ra thông báo đề nghị người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và xử lý theo quy định.

Phương án giải quyết các sự cố liên quan đến hoá đơn điện tử 

Quá trình sử dụng hoá đơn điện tử khó tránh khỏi việc phát sinh những sự cố. Dưới đây là 2 lỗi thường gặp liên quan đến hoá đơn điện tử:

1. Xử lý hoá đơn điện tử sai sót

Hoá đơn điện tử có thể bị viết sai các thông tin về tên, địa chỉ người mua; MST; đơn giá, thành tiền;… Liên quan đến hóa đơn điện tử sai sót, có 3 cách xử lý tương ứng với từng lỗi như sau:

Cách 1: Doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho người mua

– Căn cứ pháp lý: Điểm a khoản 2  Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

– Trường hợp áp dụng: Hoá đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.

Cách 2: Doanh nghiệp điều chỉnh hoá đơn điện tử cũ ghi sai

– Căn cứ pháp lý: Điểm b1 khoản 2  Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

– Trường hợp áp dụng: Nếu hóa đơn điện tử có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Cách 3: Doanh nghiệp hủy hóa đơn điện tử cũ ghi sai và lập hóa đơn điện tử thay thế

– Căn cứ pháp lý: Điểm b2 khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

– Trường hợp áp dụng:

+ Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót.

+ Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế

2. Xử lý các sự cố với hoá đơn điện tử có mã cơ quan thuế

Theo Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế gặp sự cố và cách khắc phục:

Trường hợp 1: Hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố 

Trong trường hợp này, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên.

Trường hợp 2: Lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử 

Trong trường hợp này, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời.

Trường hợp 3: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã

Trong trường hợp này, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.

Nhằm hạn chế các sự cố không đáng có, bạn nên tìm hiểu và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử uy tín và hiệu quả. Dịch vụ hoá đơn VNPT Invoice là giải pháp đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý, an toàn và thích ứng mạnh mẽ với đa dạng loại hình doanh nghiệp.

Như vậy, khi tìm hiểu về hoá đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, DN, cá nhân bắt buộc phải nắm được 4 nội dung cốt lõi bao gồm khái niệm, mức phí, thủ tục & cách giải quyết các sự cố liên quan đến hoá đơn điện tử.

Liên hệ các kênh dưới đây để đăng ký dịch vụ hoá đơn điện tử của Uydanh.vn hợp pháp, an toàn và nhanh chóng nhé.