Cách hủy hóa đơn theo thông tư 78/2021/TT-BTC
Việc hủy hóa đơn theo thông tư 78 có thể được thực hiện rất dễ dàng nếu bạn nắm rõ các bước thực hiện. Cùng tìm hiểu ngay nhé.
Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại khoản 10 điều 3 Nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng.
Cá nhân/DN nộp thuế cần lưu ý khái niệm này để phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 11 điều 3, việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là 2 biện pháp khác nhau, nên cách thực hiện cũng khác nhau.
Các trường hợp cần hủy hóa đơn theo thông tư 78
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai, đã được cấp mã nhưng còn chưa gửi cho người mua
Căn cứ theo khoản 1 điều 19 nghị định 123/2020:
Nếu người bán hàng phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót, nhưng vẫn chưa gửi cho người mua thì bạn có thể thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới.
Lưu ý: Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai là cần có thủ tục hủy hóa đơn. Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua thì không được thực hiện hủy hóa đơn mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Trường hợp 2: Khi thực hiện chuyển đổi từ hợp đồng mẫu cũ sang HĐĐT theo thông tư 78
Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo thông tư 78, nếu doanh nghiệp vẫn còn tồn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, doanh nghiệp phải tiến hành hủy hết các hóa đơn này.
Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo thông tư 78
Do hiện nay hầu hết các DN đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định mới, vậy nên trường hợp 2 rất ít còn gặp trong thực tế.
Vậy nên, chỉ trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị phát hiện viết sai, nhưng người bán chưa gửi cho người mua thì mới được thực hiện hủy hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn hủy HĐĐT đã phát hành theo quy định mới.
Bước 1: Thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế
Kế toán truy cập vào phân hệ Xử lý hóa đơn => chọn Thông báo hóa đơn có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT). Các phần mềm kế toán hiện nay đều sẽ tự động kế thừa dữ liệu từ hóa đơn sai sót gốc để lập thông báo 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý: Tại cột 07 của thông báo, nhân viên kế toán phải điền nội dung là “Hủy” .
Sau đó, nhân viên kế toán ký số & gửi thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Phần gửi Thông báo hủy hóa đơn này sẽ được tích hợp trên các phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới
Trong bước này, nhân viên kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ để gửi cho người mua.
Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót
Sau khi thực hiện xong các bước trên, nhân viên kế toán chỉ cần chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn
Dù không phải là thủ tục bắt buộc theo luật định, nhưng để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, DN nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.
Bước 5: Tra cứu
Để chắc chắn hóa đơn đã được hủy bỏ, nhân viên kế toán cần kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế hay chưa, đồng thời truy cập trang web http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó để đảm bảo chắc chắn.
Ngoài ra, một số vấn đề DN cần lưu ý khi thực hiện hủy hóa đơn:
- Các trường hợp như giải thể DN, đóng mã số thuế, di chuyển địa điểm kinh doanh… thì DN cần thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
- Phải nộp thông báo 04/SS-HĐĐT (chậm nhất là ngày cuối cùng) của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót
Quy định về việc triển khai hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của cơ quan thuế
Tổng cục Thuế có trách nhiệm đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật của hệ thống hóa đơn điện tử để sẵn sàng tiếp nhận đề nghị và kết nối với tất cả các tổ chức cung cấp DV hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chí theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư này từ ngày 01/7/2022.
Đối với các tổ chức, cá nhân có nhu cầu triển khai hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022, Tổng cục Thuế có trách nhiệm tận dụng mọi nguồn lực về cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hiện có để triển khai thực hiện. Khuyến khích các tổ chức có năng lực tham gia cung cấp DV nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm công bố lộ trình, căn cứ lựa chọn tổ chức cung cấp DV hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế đảm bảo công khai minh bạch.
Trường hợp số lượng tổ chức đáp ứng đầy đủ các tiêu chí quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư này và có nhu cầu kết nối với cơ quan thuế vượt quá khả năng đáp ứng của hệ thống, Tổng cục Thuế căn cứ thông tin khách hàng đang sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của tổ chức tính đến ngày 31 tháng 8 năm 2021 (theo thông tin quản lý của cơ quan thuế) để lựa chọn tổ chức có số lượng khách hàng lớn và ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in và xây dựng quy trình hướng dẫn việc quản lý, sử dụng biên lai thuế, phí, lệ phí tại cơ quan thuế các cấp.
