Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Thay Đổi Bổ Sung Thông Tin ĐKKD

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần là thủ tục BẮT BUỘC được tiến hành khi công ty có nhu cầu thay đổi trụ sở chính/chi nhánh nơi làm việc mới. Vậy tại sao bắt buộc phải thực hiện thủ tục này? Không thực hiện thủ tục thì có bị phạt không? Thủ tục thực hiện như thế nào và LƯU Ý gì khi làm thủ tục? Bài viết này sẽ giải đáp những vấn đề trên của bạn đọc.

Thay đổi địa chỉ công ty

Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Nghị định số 102/2010/NĐ-CP ngày 01/10/2010 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp;
Nghị định số 43/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;
Nghị định số 05/2013/NĐ-CP ngày 09/01/2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều quy định về thủ tục hành chính của Nghị định số 43/2010/NĐ-CP ngày 15/04/2010 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;
Thông tư số 01/2013/TT-BKHĐT ngày 21/01/2013 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
Thông tư số 176/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính 23/10/2012 về mức thu phí và lệ phí Đăng ký Kinh doanh.

Thay đổi địa chỉ công ty vì mục đích gì?

Thay đổi địa chỉ công ty vì những mục đích như:

Có nhu cầu chuyển văn phòng về vị trí trung tâm để bàn giao công việc làm ăn, giao dịch được thuận lợi hơn.
Chuyển đến khu vực có nhiều khách hàng tiềm năng nhằm phục vụ cho nhu cầu kinh doanh.
Có nhu cầu xây trụ sở doanh nghiệp mới vì trụ sở đang làm đã cũ hay có vấn đề không thể kinh doanh tiếp.
Chuyển công ty về làm tại nhà.
Tiếp cận thị trường mới, đáp ứng nhu cầu công việc cạnh tranh,v.v…

Thay đổi địa chỉ nhưng không thông báo có bị xử phạt?

Theo khoản 2, Điều 32, Luật Doanh nghiệp, khi thay đổi địa điểm công ty thì các doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi này với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Nếu quá thời hạn, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Tùy thuộc vào thời gian quá hạn mà mức phạt sẽ dao động ở nhiều mức khác nhau:

Quá hạn từ 1 -30 ngày: bị phạt từ 500.000 – 1.000.000 đồng.
Quá hạn từ 31 -90 ngày: bị phạt từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng.
Quá hạn từ 91 ngày trở lên: bị phạt từ 200.000 – 5.000.000 đồng.

Cần lưu ý gì khi thực hiện thủ tục?

Chuyển hồ sơ thuế

Nếu cùng Quận/Huyện thì chỉ cần liên hệ cán bộ quản lý thuế để làm thủ tục xác nhận việc thay đổi để được sử dụng hóa đơn điện tử với địa chỉ mới của doanh nghiệp.
Nếu khác Quận/Huyện hoặc khác Tỉnh/Thành phố thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới.

Thay đổi con dấu

Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng khu vực quận, huyệnthì không cần thay đổi con dấu công ty.
Còn thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, hoặc thay đổi địa chỉ khác tỉnh, thành phốthì cần phải thay đổi con dấu công ty.
Xem chi tiết thủ tục tại: Thủ tục thay đổi con dấu công ty

Thay đổi hóa đơn đỏ (VAT)

Đối với thay đổi địa chỉ trong cùng quận, huyện thì cần liên hệ làm thủ tục thông báo đến cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp mình để người quản lý thuế sẽ đóng dấu xác nhận cho mình không phải thay đổi in lại hóa đơn cũ.
Đối với thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, khác tỉnh/thành phố thì phải làm lại thủ tục đề nghị đặt in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn. Sau khi hoàn tất mới được phép xuất hóa đơn đỏ.

Thông báo đến cơ quan quản lý liên quan

Việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp còn phát sinh thêm những thay đổi về hợp đồng, hóa đơn, các thông tin liên quan đến ngân hàng, cơ quan thuế…Vậy nên để tránh vướng mắc trong công việc sau này, khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp cần thông báo đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để họ nắm bắt chính xác.

Lưu ý khi thực hiện thủ tục

Trình tự các bước thực hiện thủ tục đầy đủ cùng quận

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
Xem chi tiết tại: Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty Phụ Lục II-1;
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên.

Lưu ý: Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanhkèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:

+ Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Nếu công ty ở Hồ Chí Minh thì nộp hồ sơ qua mạng tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Bước 3: Nhận kết quả

Mang theo Giấy biên nhận hồ sơ và Giấy ủy quyền nhận kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ.

Thủ tục thay đổi địa chỉ cùng quận (ảnh minh họa)

Khác quận, khác tỉnh/thành phố

Bước 1: Nộp hồ sơ lên Chi cục thuế cũ để chốt thuế:

Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu số 08 – MST
Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi.
Sẽ có một số Chi cục thuế yêu cầu thêm:
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.
Tiếp theo, thực hiện chốt hóa đơn nếu công ty có sử dụng hóa đơn:
Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở;
Cán bộ Ấn chỉ, đội nợ sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn, các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, Cán bộ ấn chỉ sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ (trường hợp chưa chốt xong hóa đơn, nợ thì kéo dài thời hạn giải quyết), doanh nghiệp nhận Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm – mẫu số 09-MST tại Bộ phận một cửa.

Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh

Hồ sơ gồm:

Mẫu 09-MST do cơ quan thuế quản lý quận cũ cấp;
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty.
Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc.

Bước 3: Trường hợp con dấu của doanh nghiệp có thông tin địa chỉ cũ thì cần khắc lại con dấu và công bố mẫu dấu mới trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).

Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới. Hồ sơ gồm:

Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp;
Mẫu 08-MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

Thủ tục thay đổi địa chỉ khác quận, tỉnh/thành phố

Điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính

Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện sau.

Có trụ sở chính theo quy định của pháp luật;
Ngành nghề kinh doanh đã đăng ký theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam;
Có đầy đủ thông tin về đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế trên Hệ thống thông tin doanh nghiệp quốc gia;
Có hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ theo quy định của pháp luật;
Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Đây là bài viết tư vấn về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần của công ty UY DANH. Quý bạn đọc có thắc mắc muốn tìm hiểu sâu hơn hay cần tư vấn về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần thì quý bạn đọc có thể liên hệ qua HOTLINE hoặc EMAIL bên dưới để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn.