Mở văn phòng đại diện cần làm những thủ tục gì?
Sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục mở văn phòng đại diện ở các tỉnh, thánh phố khác trong nước cũng như nước ngoài. Vậy hồ sơ, thủ tục mở văn phòng đại diện như thế nào?
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.
- Về hoạt động kinh doanh: VPĐD được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Văn phòng đại diện được thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại (hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.
- Về thẩm quyền: Việc ký kết hợp đồng của VPĐD phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
- Về tài chính: Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.
Hồ sơ, thủ tục mở văn phòng đại diện
1. Chuẩn bị hồ sơ mở văn phòng đại diện
- Bản sao hợp lệ Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
- Bản sao chứng thực cá nhân hợp lệ chứng minh thư nhân dân/ thẻ căn cước/ hộ chiếu hoặc hộ khẩu gia đình thay chứng minh thư.
- Giấy tờ chứng minh những địa điểm là địa chỉ mà doanh nghiệp được quyền sử dụng để đăng ký thành lập.
- Hợp đồng dịch vụ tư vấn đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn ( kèm theo giấy giới thiệu của công ty tư vấn).
2. Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Thông báo thành lập văn phòng đại diện
Nội dung của thông báo gồm:
- Tên văn phòng đại diện dự kiến thành lập
- Địa chỉ văn phòng đại diện ghi rõ các thông tin
- Thông tin email, website, số điện thoại, số fax.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện
- Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện
- Thông tin đăng ký thuế
- Họ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Các quyết định cần thiết:
- Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH hoặc quyết định của đại hội cổ đông với loại hình công ty cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty.
- Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Biên bản họp hội đồng thành viên/ cổ đông về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty.
3. Nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh
Nộp bản giấy tại 1 cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận 1 cửa. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể đẻ đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý.
Nộp hồ sơ quan cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới dạng được quy định ( pdf, jpg). Sau đó nộp hồ sơ qua tài khoản được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, sau khi nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện, trong vòng 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện.
Nếu doanh nghiệp có đội ngũ am hiểu về quy trình cũng như thủ tục thành lập văn phòng đại diện thì có thể tự làm thủ tục mở VPĐD. Nhưng nếu bạn không am hiểu quy trình cũng như những điều kiện đi kèm thì nên tìm đến sự giúp đỡ của dịch vụ thành lập văn phòng đại diện. Khi sử dụng dịch vụ, bạn sẽ được tư vấn cụ thể, chính xác về những định hướng cũng như công việc cần làm khi muốn đăng ký thành lập văn phòng đại diện cũng như hồ sơ cần thiết.
